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Postmann Handbuch

Postmann ist die Lösung zur Logistikanbindung des AFS Managers. Unterstützt werden aktuell die Paketdienstleister UPS Worldship, GLS Gepard Connect, DHL EasyLog und DPD Delisprint. Weitere Logistikunternehmen sind in Planung und auf Anforderung einfach umzusetzen.

Postmann ist ein eigenständiges Programm, welches auf die Datenbank des Managers und die Schnittstellen der Paketdienstleister zugreift. Dadurch ist es unabhängig und flexibel. Die Bedienung ist auf Masse ausgelegt und kann vollständig mit einem Barcodescanner erfolgen.

Postmann wird örtlich und zeitlich nah zur Verpackung und Versand ausgeführt. Frühzeitig verfügbare Daten wie Absender, Empfänger und Versandart werden vorab im Vorgang hinterlegt. Erst später verfügbare Daten wie Gewicht werden vom Postmann zugesteuert. Postmann wird vom Lager-Mitarbeiter vollständig per Barcodescanner bedient.

Der Kollege im Lager startet morgens den Postmann und wartet bis die Oberfläche bereit ist. Gleichzeitig startet er die Software des Paketdienstleisters im Hintergrund und aktiviert die Schnittstelle.

  1. Der Mitarbeiter erhält einen Lieferschein oder Packzettel und packt anhand dessen das Paket.
  2. Mit einem Barcodescanner erfasst der Kollege den Barcode auf dem Lieferschein.
  3. Postmann sucht den Lieferschein im AFS Manager und lädt dessen Daten.
  4. Der Absender des Pakets kann je nach Kunde variieren und wird zur Kontrolle angezeigt.
  5. Der Empfänger ist entweder der Kunde oder eine abweichende Lieferanschrift, welche angezeigt wird.
  6. Anhand der Versandart im AFS wird versucht die Lieferart des Versenders zu ermitteln. Ist diese nicht korrekt, korrigiert der Kollege diese per Barcodescan.
  7. Die Anzahl der Pakete kann der Kollege per Barcodescanner eingeben oder ignorieren.
  8. Der Nachnahmebetrag wird aus einer Rechnung gelesen wenn die Zahlungsart „Nachnahme“ enthält. Alternativ kann der Mitarbeiter den Betrag korrigieren oder manuell eingeben.
  9. Ist eine digitale Waage angeschlossen, legt der Kollege das fertige Paket auf die Waage, von welcher Postmann das Gewicht des Päckchens ließt. Alternativ kann er das Gewicht auch per Barcodescanner erfassen oder weglassen.
  10. Der Kollege kontrolliert die auf dem Bildschirm geladenen Daten und bestätigt diese.
  11. Postmann nimmt mit der Schnittstelle der Software des Paketdienstleisters auf und übergibt die Daten.
  12. Die Software des Paketdienstleisters prüft die übergebenen Daten und erzeugt die Sendung. Der Paketaufkleber mit den Sendungsdaten wird gedruckt.
  13. Über die Schnittstelle erhält Postmann die Sendungsdaten zurück.
  14. Die die soeben erzeugte Sendungsnummer wird zurück in den Beleg im AFS Manager gespeichert.
  15. Wenn vorhanden und gewünscht werden auch weitere Daten in den Beleg gespeichert.
  16. Die Sendungsnummer wird in Postmann dargestellt.

Nach Beendigung aller Packaktivitäten wird Postmann beendet und in der Software des Paketdienstleisters der Tagesabschluss durchgeführt.

Empfänger

Um den Empfänger zu ermitteln, wird zunächst auf eine abweichende Lieferadresse im gescannten Beleg geprüft.

Ist keine abweichende Lieferadresse angegeben, so wird der Empfänger anhand der Rechnungsanschrift im Beleg ermittelt. Ist dort keine Vorhanden, so werden die Adressdaten aus dem Adressstamm gelesen. Es wird die Firmierung, Strasse, Land, PLZ und Ort verwendet. Ist die Firmierung nicht gefüllt, so wird Vorname und Nachname verwendet. Mit der Konfigurationseinstellung firma und name kann festgelegt werden, dass der Vorname und Nachname zusätzlich verwendet werden.

Der Ansprechpartner wird zunächst aus dem Beleg gelesen. Ist im Feld Ansprechpartner ein Ansprechpartner des Kunden hinterlegt, wird von diesem Name, Vorname, Telefonnummer und Mailadresse verwendet. Ist keiner hinterlegt, wird Vorname und Name, Mailadresse und Telefonnummer des Kunden verwendet. Sind auch diese leer, werden die Vorgaben aus der Konfigurationsdatei verwendet.
Ist eine abweichende Lieferanschrift vorhanden, wird diese zerlegt und analysiert. Wir empfehlen generell definierte Lieferanschriften zu verwenden. In definierten Lieferanschriften sind für die Adressbestandteile einzelne Felder vorhanden, wodurch die Zuordnung eindeutig ist. Wird eine freie Lieferanschrift verwendet, kann diese alle möglichen Formate aufweisen und die Zerlegung ist fehlerträchtig. Die Analyse berücksichtigt folgende Regeln:

  • Die letzte Zeile enthält die Telefonnummer, wenn die Zeile mit Tel. beginnt.
  • Die Zeile darüber kann das Land enthalten. Das Land wird gegen eine hinterlegte Liste mit als ausgeschriebenen Namen, Buchstaben und ISO Kürzeln geprüft und in das 2-stellige ISO-Kürzel umgesetzt.
  • Ansonsten wird die unterste Zeile als Land/Plz/Ort verwendet.
  • Die Zeile darüber wird als Straße verwendet.
  • Sind danach noch 1-3 Zeilen vorhanden, werden diese, von oben beginnend, als Empfänger verwendet.
  • In der Land/PLZ/Ort-Zeile wird das Land getrennt von einem Bindestrich oder Leerzeichen erwartet. Das Land wird wie oben beschrieben geprüft.
  • Danach wird bis zum nächsten Leerzeichen die PLZ erwartet, welche aus bis zu 6 Zeichen bestehen darf.
  • Der Rest der Zeile wird als Ort verwendet.

Eine abweichende Lieferadresse kann nur dann einen Ansprechpartner enthalten, wenn eine definierte Lieferadresse verwendet wird. Kann in der Lieferadresse kein Ansprechpartner ermittelt werden, so wird der im Beleg hinterlegte Ansprechpartner verwendet. Ist auch dieser nicht vorhanden, wird die Kontaktperson aus den Standardvorgaben gelesen.

Eine Telefonnummer kann nur dann hinterlegt werden, wenn eine freie Lieferanschrift verwendet wird. Kann keine Telefonnummer gefunden werden, so wird die Telefonnummer aus dem im Beleg hinterlegten Ansprechpartner gelesen. Ist dort keine vorhanden, wird die Telefonnummer aus dem Kunden verwendet. Ist dort auch keine vorhanden, wird die Telefonnummer aus den Vorgaben in der Konfigurationsdatei ermittelt.
Mit den Einstellungen RecieverAspAusKunde und ReceiverTelAusKunde kann deaktiviert werden, dass Telefonnummer und Ansprechpartner bei abweichenden Lieferadressen aus den Kundendaten gelesen werden. Es wird dann, wenn in der Lieferadresse nichts angegeben wurde der Vorgabewert verwendet.

Packstation

Die Lieferung an eine Packstation ist aktuell nur mit DHL möglich.

Damit die Lieferung richtig adressiert werden kann, muss eine abweichende Lieferanschrift im freien Format verwendet werden. Verwenden Sie die ersten zwei Zeilen für den Namen. Die dritte Zeile enthält die Nummer des Empfängers. Die vierte Zeile, also die Strasse, enthält das Wort Packstation sowie die Nummer der Packstation. Als 5. Zeile wird wie gewohnt Land, PLZ und Ort erwartet.

Beispiel:

intelligenSE  
Jan Honsberg
112456845985
Packstation 225
74001 Heilbronn

Sie können natürlich auch nur eine Namenszeile verwenden.

Optional kann als unterste Zeile die Telefonnummer mit dem Prefix Tel. angegeben werden.

Tel. 07131 678622

Absender

Die Absenderadresse wird normalerweise direkt in der Software des Paketdienstleisters angelegt und von dort direkt verwendet. Es gibt aber auch die Möglichkeit, Sendungen mit einer „falschen“ Absenderadresse zu verschicken. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, als Distributor direkt zu dem Kunden Ihrer Kunden zu liefern, ohne dass dieser das merkt.

Die Zuordnung des Belegs zur Absenderadresse muss bereits im AFS erfolgen. Jeder Dienstleister bietet andere Möglichkeiten, die Adresse zu übergeben oder zuzuordnen. Postmann übernimmt die verschiedenen Verfahren je nach Dienstleister, wenn Sie sich an folgende Bedingungen halten. Der Einfachheit halber erfolgt die Zuordnung der alternativen Absenderadresse im Kunden des jeweiligen Belegs. Das Feld zur Zuordnung nennt sich in der Konfigurationsdatei shipForField und verwendet das Zusatzfeld08 im Kunden/Lieferanten. Sie können das Feld beliebig in der Konfigurationsdatei ändern. Postmann erwartet in diesem Feld eine gültige Kundennummer im AFS.

Um beim Erstellen einer Sendung einen Absender auszuwählen, tragen Sie im Kunden/Lieferanten des Belegs im Zusatzfeld08 die Kundennummer der zu verwendenden Absenderadresse ein. Ist das Feld leer, so wird der Standardabsender verwendet. Beachten Sie außerdem die folgenden Anforderungen der Versanddienstleister.

UPS

Die Absenderadresse ist bei UPS Worldship in den Stammdaten hinterlegt. Postmann benötigt die UPS Kundennummer, welche in der Konfigurationsdatei unter upskundennummer im Abschnitt ups hinterlegt werden muss.

Soll ein anderer Absender als dieser verwendet werden, tragen Sie die im AFS-Manager in der Empfängeradresse im Zusatzfeld08 die AFS-Kundennummer der zu verwendenden Adresse ein. Postmann übermittelt dann diese Adresse als Abenderadresse.

Achtung: Dieses Verhalten wurde mit Version 3.1.0.240 eingeführt. Aktualisieren Sie, wenn Sie eine ältere Version einsetzen.

GLS

Alle zu verwendenden Absenderadressen sind in GLS Gepard Connect anzulegen. Der entsprechende Dialog ist im Normalversandfenster mit Strg-F7 erreichbar.

Die Standard-Absenderadresse ist bei GLS Gepard Connect bereits in den Stammdaten von Gepard Connect hinterlegt. Sollen allerdings auch andere Absender als dieser verwendet werden, so muss auch diese nochmal angelegt werden. Legen Sie also im Dialog zunächst einen Standardabsender für Ihre Firma an. Tragen Sie die ID dieses Absenders als Standard für alle Pakete in der Konfigurationsdatei im Abschnitt gls unter absender ein.

Legen Sie alle weiteren alternativen Absender an. Vergeben Sie als ID die Kundennummer dieser Adresse im AFS um mit anderen Dienstleistern und zukünftigen Postmann-Versionen kompatibel zu sein. Sie können bzw. müssen diese Liste später erweitern.

Um beim Erstellen einer Sendung einen alternativen Absender auszuwählen, tragen Sie im AFS Manager die Kundennummer der Absenderadresse im Kunden/Lieferanten des Belegs im Zusatzfeld08 ein. Sobald in diesem Feld eine Kundennummer hinterlegt ist, verwendet GLS Gepard Connect diese Adresse als Absender. Ist das Feld leer, so wird der Standardabsender verwendet.

DHL

Alle zu verwendenden Absender sind in DHL EasyLog als Absenderadressen anzulegen. Der entsprechende Dialog ist in den Stammdaten unter Absenderadressen erreichbar.

Die Standard-Absenderadresse wird bei der Stammdateneingabe automatisch anhand des Mandanten angelegt. Die Ref-Nr. dieser Adresse muss in der Konfigurationsdatei unter absender im Abschnitt dhl hinterlegt werden.

Legen Sie alle weiteren alternativen Absender an. Vergeben sie als Ref-Nr. die Kundennummer dieser Adresse im AFS um mit anderen Dienstleistern und zukünftigen Postmann-Versionen kompatibel zu sein. Sie können bzw. müssen diese Liste später erweitern.

Um beim Erstellen einer Sendung einen alternativen Absender auszuwählen, tragen Sie im AFS Manager die Kundennummer der Absenderadresse im Kunden/Lieferanten des Belegs im Zusatzfeld08 ein. Sobald in diesem Feld eine Kundennummer hinterlegt ist, verwendet DHL EasyLog diese Adresse als Absender. Ist das Feld leer, so wird der Standardabsender verwendet.

DPD

…

Sammelpaket

Mit dem Reiter Sammelpaket kann eine Sendungsnummer in mehrere Belege kopiert werden.

Postmann wickelt standardmäßig einen Beleg (Lieferschein, Rechnung, Kommission, …) ab und erstellt anhand dessen Daten den Paketaufkleber. Je nach Paketdienstleister ist es möglich, mehrere Paketaufkleber anhand eines Belegs zu erstellen. Nicht möglich ist es allerdings, aus mehreren Lieferscheinen ein Paket zu drucken, schon aus dem Grund heraus, dass keine eindeutigen Daten vorliegen.

Manchmal hat man aber trotzdem zwei Lieferscheine, die an die selbe Adresse geschickt werden müssen. Die ökonomischste Lösung hierfür ist, sich einen Lieferschein auszusuchen, das Paket mit diesem zu erstellen und versandfertig zu verpacken. Postmann erstellt anhand dieses Lieferscheins den Sendungsaufkleber und speichert die Sendungsnummer(n) in diesen Lieferschein. Allerdings fehlt nun im zweiten Lieferschein die Sendungsnummer. Um dies zu korrigieren wird der Sammelpaket-Reiter benutzt.

In Kürze:

  1. Sammelpaket packen und alle Lieferscheine bereit legen
  2. Im Reiter Postmann den ersten Lieferschein scannen.
  3. Lieferart, Gewicht und, wenn nötig, Anzahl Pakete und Nachnahmebetrag scannen.
  4. Daten senden – Paketaufkleber wird gedruckt.
  5. Im Reiter Sammelpaket den ersten Lieferschein scannen.
  6. Alle weiteren Lieferscheine scannen.
  7. Daten senden – Die Sendungsnummer wird kopiert.

Der Reiter Sendungsnummer greift nicht in den normalen Ablauf der Sendungserstellung ein. Sammelpakete werden bei Bedarf nachträglich als solche erfasst.

Alle Belege des Sammelpakets werden nacheinander gescannt. Jeder Beleg wird geladen, analysiert und auf der linken Seite dargestellt. Enthält ein Beleg eine Sendungsnummer, so wird diese extrahiert und rechts aufgelistet.

Achten Sie beim Scannen der Belege auf die angezeigten Warnmeldungen.

Haben Sie alle Belege des Sammelpakets gescannt, sollte mindestens eine Sendungsnummer vorhanden sein. Wenn nicht, prüfen Sie, ob sie den Beleg, mit dem Sie die Sendung erstellt haben, gescannt haben und ob dieser fehlerfrei gelesen wurde.

Mit dem Senden Barcode wird das Sammelpaket erstellt. Alle auf der rechten Seite aufgeführten Sendungsnummern werden in alle auf der linken Seite aufgeführten Belege kopiert. Die erste Sendungsnummer wird dabei in das Sendungsnummer-Feld geschrieben, alle weiteren in das konfigurierte Bemerkungsfeld. Nach Abschluss wird der Reiter zurückgesetzt. Dieser Vorgang kann nicht widerrufen werden.

Postmanns Sammelpaket berücksichtigt Dubletten nur teilweise. Die erste aufgeführte Sendungsnummer wird auf jeden Fall im Feld Sendungsnummer gespeichert. Sind weitere Sendungsnummern zum Speichen aufgelistet, so wird diese nur dann in das Bemerkungsfeld des Belegs geschrieben, wenn diese Sendungsnummer darin noch nicht enthalten ist. Beim Scannen von Belegen werden keine Dubletten gefiltert, sowohl bei der Sendungsnummer nicht, als auch bei den Belegen.

Achten Sie insbesondere auf folgende Warnungen:

Sendungsnummer im Bemerkungsfeld wird ignoriert: Es wurde in diesem Beleg im Bemerkungsfeld eine weitere Sendungsnummer erkannt. Diese kann aber nicht gelesen oder überschrieben werden. Diese Sendungsnummer wird daher nicht in andere Belege kopiert. Die Sendungsnummer im Feld Sendungsnummer ist davon nicht betroffen.

Feld für weitere Sendungsnummern nicht konfiguriert: Das Feld für die Sendungsnummer kann maximal eine Sendungsnummer aufnehmen. Wenn dieser Lieferschein mehrere Sendungsnummern hat, so werden alle weiteren Sendungsnummern in ein konfigurierbares Bemerkungsfeld geschschrieben. Ist dieses Feld nicht konfiguriert, ist das nicht möglich. Haben Sie also zwei Lieferscheine gescannt, die jeweils eine Sendungsnummer enthalten, geht eine verloren.

Installation

Postmann wird direkt im Lager auf einem PC installiert. Dieser PC sollte vorzugsweise mit einem Etikettendrucker, einem Barcodescanner und einer digitalen Waage von MyWeight ausgestattet sein. Auf diesem PC sollte außerdem die Software des Paketdienstes installiert werden.

Die Erstinstallation wird beim Kauf per Fernwartung von uns erledigt. Genauere Informationen zur Installation finden Sie hier:

Datenbank

Die Konfiguration der Datenbank wird in Postmann selbst vorgenommen. Starten Sie Postmann und wechseln Sie auf den Reiter Datenbank.

Die Datenbankverbindung wird genau dort gespeichert und gelesen, wo sie auch der AFS-Manager speichert und ließt. Dies ist der Registry-Pfad

HKEY_LOCAL_MACHINE\
SOFTWARE\
AFS-Software\
AFS-Kaufmann\
Einstellungen\
Verzeichnis

Bei Windows 64-Bit liegt der Pfad im Unterpfad Wow6432Node.

Funktioniert der AFS-Manager auf diesem Rechner bereits, so wird die Datenbankverbindung automatisch von dort verwendet. Alternativ können Sie die Datenbankverbindung mit dem entsprechenden Button auch ohne Manager konfigurieren, die nötige Befehlskette finden Sie im AFS Manager unter Systeminfos im Menü Hilfe bei Datenbankeinstellungen. Zum Beispiel steht dort:

Provider=MSDASQL.1;Password=afs;User ID=afs;Extended Properties="DATABASE=
afs_wawi_db;DRIVER={MySQL ODBC 3.51 Driver};OPTION=0;PWD=afs;PORT=0;
SERVER=192.168.1.71;UID=afs;"

Sollten Sie ein Benutzerkonto mit eingeschränkten Rechten verwenden, so müssen sie die Zugriffsrechte für den Registry-Pfad entsprechend freigeben. Selbstverständlich muss ein entsprechender ODBC-Treiber installiert sein.

mehrere Datenbanken

Verwenden Sie mehrere Datenbanken für unterschiedliche Mandaten, so kann das Kürzel für die Datenbank in der Konfigurationsdatei im Abschnitt datenbank unter datenbank angegeben werden.

[datenbank]
datenbank = Test

Dieses Kürzel ist das selbe, welches Sie auch als Kommandozeilenparameter beim Start des AFS Managers verwenden.

Referenztext

Postmann kann anhand der Belegdaten zwei Freitextfelder füllen und diese an die Schnittstelle weitergeben. Diese werden in der Konfigurationsdatei im Abschnitt default unter Referenz1 und Referenz2 konfiguriert.

referenz1 = Unser {bezeichnung} {vorgangsnummer} vom {Vorgangsdatum}
referenz2 = Ihre Bestellung {bestellnummer} vom {bestelldatum}

Den Text können Sie beliebig definieren. Folgende Codes werden erkannt und anhand des gescannten Belegs umgesetzt:

  • Bezeichnung: Art des Belegs, z.B. Rechnung, Lieferschein
  • Vorgangsnummer: Die Vorgangsnummer des Belegs
  • Vorgangsdatum: Das Datum des Belegs
  • Bestellnummer: Die Bestellnummer des Kunden, aus dem Feld Bestellnummer des Belegs
  • Bestelldatum: Bestelldatum des Kunden, aus dem Feld Bestelldatum des Belegs

Möchten Sie keinen Referenztext übergeben, so lassen Sie eins oder beide Felder leer.

Um in DHL EasyLog den Referenztext zu verwenden, müssen Sie den erweiterten Polling-Standard aktiviert haben.

Weitere Rückgabedaten

Postmann kann neben der Sendungsnummer noch weitere Daten in den Beleg speichern. In der Konfigurationsdatei kann festgelegt werden, welche Datenbankfelder verwendet werden sollen. Es werden jeweils die Feldnamen der Datenbanktabelle benötigt:

[speichern]
sendungsnummer = sendungsnummer
sendungsnummerxxl = bemerkung1
xxlrtf = 1
gewicht =
betrag =
lieferart = lieferart
entgelt = 
datum =

Das im Manager vorgesehene Feld für die Sendungsnummer heißt sendungsnummer. Das unter sendungsnummerxxl angegebene Feld sollte ein langes Bemerkungsfeld sein, das keiner Längenbeschränkung unterliegt. Wenn mehrere Sendungsnummern zu speichern sind oder bereits eine Sendungsnummer enthalten, so wird die Sendungsnummer mit dem Kommentar „weitere Sendungsnummer: “ in diesem Bemerkungsfeld angehängt. Ist das Bemerkungsfeld ein RTF-Textfeld, so ist „xxlrtf“ auf 1 zu setzen.

Des weiteren können die Werte für Gewicht, Nachnahmebetrag, Lieferart und Versanddatum gespeichert werden. Die entsprechenden Datenbankfelder des Auftrags können hier angegeben werden. Ist kein Feld angegeben, wird dieser auch nicht gespeichert. Sofern die Schnittstelle des Versanddienstleisters den Wert übermittelt, wird diese gespeichert, ansonsten das was im Postmann angegeben wurde.

DHL EasyLog liefert zusammen mit der Sendungsnummer auch das voraussichtliche Entgelt. Auch dieses kann in den Auftrag gespeichert und dort ausgewertet werden.