EasyLog nennt sich die Windows-Software von DHL, mit dem Sie Sendungen vorbereiten, anmelden und verwalten können.
DHL bietet für EasyLog einen Installationsservice an, den Sie nutzen sollten. Sie erreichen die technische Hotline von DHL unter 0180 5003321. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir zu EasyLog keinen Support bieten können.
Schnittstelle
Postmann nutzt die Polling-Schnittstelle zur Datenübergabe und die Speziallösung Benachrichtigung über Versandstatus für die Datenrückgabe. Diese Schnittstellen sind in EasyLog ab Version 6 vorhanden.
Die Pollingschnittstelle erwartet eine formatierte Textdatei im CSV-Format. Die Import-Datei wird von Postmann erstellt und von Easylog gelesen und gelöscht. Sollte dies EasyLog nicht tun, entfernt Postmann die Datei und gibt eine Fehlermeldung aus.
Die Schnittstelle starten Sie im Menü System unter Pollingeinstellungen. Haben Sie bereits eine Konfiguration angelegt, so wählen Sie Vollautomatisches Polling und Sofort abarbeiten und klicken Sie auf Start. Im eingestellten Zeitintervall wird die konfigurierte Datei abgefragt und die dort enthaltenen Daten importiert. Wurden die Daten korrekt importiert, so wird der Paketaufkleber gedruckt und im Statusfeld wird die Anzahl der erfolgreichen Pakete erhöht. Ist ein Fehler aufgetreten, so wird die Sendung in die offenen Pollingsendungen aufgenommen.
Der Fehler wird nicht an den Postmann übermittelt. Postmann merkt nur, dass keine Sendungsnummer erzeugt wurde und meldet dies. Die Fehlermeldung finden Sie im EasyLog in den offenen Pollingsendungen. Erweitern Sie die Ansicht mit dem Lupen-Icon! Beheben sie die Fehlerursache am besten im AFS Manager und scannen Sie den Beleg erneut. Sie können die Sendung auch in den offenen Pollingsendungen korrigieren, allerdings erhalten Sie dann keine Sendungsnummer im AFS.
Für die Rückgabe benötigt EasyLog ein Verzeichnis in welche es formatierte Textdateien im CSV-Format schreibt. Postmann liest diese Dateien, verarbeitet diese und löscht diese. Sollte ein Fehler bei der Verarbeitung auftreten, schreibt Postmann in dieses Verzeichnis einen Error-Datei mit den originalen Daten und einer Fehlermeldung.
Datenübergabe konfigurieren
Aktivieren Sie in der Postmann Konfiguration DHL im Abschnitt [dhl]. Tragen Sie die Mandantennummer, die Nummer der Teilnahme und die Nummer des normalerweise zu benutzenden Absenders ein. Kontrollieren sie die Ausgabedatei (dhlout/postmann2dhl.out), Postmann legt dieses Verzeichnis an, wenn Sie den Postmann-Reiter betreten. Kopieren Sie die mitgelieferte Datei postmann2dhl.out in dieses Verzeichnis.
Öffnen Sie das Polling-Fenster im Menü System unter Pollingeinstellungen. Legen Sie eine neue Konfiguration mit folgenden Inhalten an.
- Bezeichnung: Postmann DHL
- Datenquelle: ASCII Zeichengetrennte Datei (*.*)
- Tabellenname: wählen Sie die im Postmann unter [dhl] ausgabedatei konfigurierte Datei aus. (dhlout/postmann2dhl.out)
- Optionen, Feld-Trennzeichen: |
- Optionen, Landkennung: Wählen Sie die Landkennung entsprechend der bei Ihnen verwendeten Länderkürzeln im AFS-Manager aus. Empfohlen: ISO alp.2 (entspricht DE, AT, CH, …)
Für die Zuweisung der Felder müssen Sie alle Häkchen hinter dem Feldnamen entfernen. Danach können Sie die Quelldatenfelder in die Felder nach links ziehen. Stellen Sie folgende Zuordnung her:
| Feldname | Zuweisung |
|---|---|
| Sendungs Ref-Nr | 1 |
| Abs. Ref-Nr. | 2 |
| Abs. Bemerkung | 3 |
| Mand. Ref-Nr. | 4 |
| Verfahren | 5 |
| Teilnahme | 6 |
| Kostenstelle | 7 |
| Produkt | 8 |
| Serviceliste | 9 |
| NN Währung | 10 |
| TV Währung | 11 |
| Empf. Ref-Nr, | 12 |
| Empf. Name1 | 13 |
| Empf. Name2 | 14 |
| Empf. Name3 | 15 |
| Empf. PLZ | 16 |
| Empf. Ort | 17 |
| Empf. Strasse | 19 |
| Empf. Tel. | 21 |
| Empf. Email. | 23 |
| Empf. An.-Partner | 29 |
| Empf. Land | 32 |
| Gewicht | 34 |
| Sendungsanzahl | 35 |
| Verwendungszweck | 53 |
Es werden nicht alle Felder der Quelldatenfelder verwendet und nicht alle Felder werden zugewiesen. Diese können allerdings in späteren Versionen von Postmann verwendet werden.
Freitexte konfigurieren
Postmann kann Referenzen aus dem Manager auf den Paketaufkleber drucken lassen. Um dies mit EasyLog zu verwenden müssen Sie die Funktion erweiterter Polling-Standard im Menü System -> Speziallösungen aktivieren. Danach finden Sie in der Konfiguration der Polling-Schnittstelle Freifelder in der Zuweisung der Felder. Weisen Sie diese wie folgt zu:
| Feldname | Zuweisung |
|---|---|
| Feld01 | 64 |
| Feld02 | 65 |
| Feld03 | 66 |
Datenrückgabe
Kontrollieren Sie das Rückgabeverzeichnis und Rückgabedateien in der Konfiguration im Abschnitt dhl. Postmann legt dieses Verzeichnis an, wenn Sie den Postmann-Reiter betreten.
In EasyLog wird die Datenrückgabe mit der Speziallösung Benachrichtigung über Versandstatus eingestellt. Diese finden Sie im Menü System unter Speziallösungen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Benachrichtigung über Versandstatus und klicken auf Einrichten. Wählen Sie als Ausgabe-Datei-Art Text mit Trennzeichen (;) und als Ausgabe-Datei-Name Ref.Nr. der Sendung. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nach Druck und wählen dort den oben festgelegten Pfad. Schließen Sie die Dialoge mit OK bzw. Speichern.
Die Rückmeldedatei wird von EasyLog nach der erfolgreichen Sendungserstellung erstellt. Dort enthalten sind u.a. die Sendungsnummer, das Gewicht, die Lieferart, der Nachnahmebetrag und das Entgelt. Sie können unter [speichern] konfigurieren, wohin diese Daten gespeichert werden sollen. Im Fehlerfall wird keine Rückgabedatei erstellt.
Inbetriebnahme
Zum Testen führen Sie am Besten zunächst einen Tagesabschluss durch. So finden Sie nach Ihrem Test leicht alle Testpakete heraus, die Sie selbstverständlich stornieren müssen.
Starten Sie den Postmann und wechseln Sie auf den Postmann Reiter. Im Statusfenster sollte „Beleg scannen“ auftauchen. Wenn nicht, beheben Sie die entsprechende Fehlermeldung.
Der Cursor befindet sich im unteren Eingabefeld und kann von dort nicht weg bewegt werden. Zum Testen werden werden die Befehlscodes des Barcodescanners per Tastatur eingegeben. Verwenden Sie zum Testen eine beliebige Rechnung aus Ihrem Manager, merken Sie sich die Vorgangsnummer, z.B. 200102. Tippen sie in die untere Eingabezeile re. (auch den Punkt!) gefolgt von der Rechnungsnummer (z.B. re.200102) ein. Der Beleg sollte geladen werden und die wichtigsten Daten erscheinen. Vergleichen Sie die geladenen Daten mit Ihrer Rechnung. Nach 10 Sekunden sollten die Daten wieder verschwinden und Beleg scannen angezeigt werden.
Laden Sie den Beleg nochmals wie eben. Tippen Sie nun la.101 um die Lieferart DHL Europack National auszuwählen. Tippen sie nun „send.“. Es wird nun die Ausgabedatei erzeugt und auf eine Verarbeitung von EasyLog gewartet. Im Stausfenster zählt nun ein Countdown herunter, der nach ca. 15 Sekunden mit einem Timeout abbrechen sollte.
Starten Sie nun EasyLog und öffnen sie die Pollingeinstellungen. Wählen Sie Vollautomatisches Polling sowie „Sofort abarbeiten“. Drücken Sie auf Start. Es sollte vorerst nichts weiter passieren. Sollte dies nicht möglich sein, kontaktieren Sie bitte DHL. Lassen Sie EasyLog so stehen und wechseln Sie zum Postmann und verfahren Sie nochmals wie oben beschrieben. Statt mit einem Timeout abzubrechen sollte nach einigen Sekunden OK erscheinen.
Wechseln Sie zu EasyLog. Im besten Fall sollte dort „1 Datensatz verarbeitet“ stehen und ein Sendungsaufkleber gedruckt werden. Ist die Option „Druckerdialog ausschalten“ deaktiviert, erhalten Sie einen Druckerdialog zum Ausdruck des Sendungsaufklebers. Sollte der Import fehlerhaft sein, prüfen Sie die Fehlermeldung in den offenen Pollingsendungen (Menü Datei) mit Hilfe der Zeilenansicht. Meist liegt die Ursache in einer fehlerhaften Einstellung der Landkennung oder fehlenden Adressdaten im verwendeten Lieferschein.
Stornieren Sie zum Abschluss des Tests alle Testpakete in EasyLog und entfernen Sie die Sendungsnummern aus der verwendeten Rechnung.
Produkte / Lieferarten
DHL stellt folgende Produkte zur Verfügung, die Postmann als Lieferarten unterstützt. Postmann erkennt die Texte sowie die Codes. Verwenden Sie im AFS für die Lieferart die Texte, so findet Postmann automatisch das richtige Produkt.
| 101 | Europack National / Dhl Paket (Vpp) |
| 5301 | International Premium |
| 5302 | Businesspaket International / Weltpaket (Vpp) |
| 5303 | Seepaket |
| 5401 | Dhl Europaket |
| 6901 | Dhl Europlus |
| 7202 | Expresspaket national |
| 7205 | Officepack |
| 7206 | Officepack-Plus |
| 7225 | Valuepack |
| 9901 | Expresspaket international |
Teilnahmen und Verfahren
Teilnahmen sind bei DHL EasyLog so was wie Verträge über die Transportdienstleistung. Diese werden von DHL bei der Installation von EasyLog in den Stammdaten korrekt eingetragen. Leider wird die Zuordnung zur richtigen Teilnahme und Verfahren nicht automatisch von EasyLog vorgenommen, sondern müssen in der Schnittstelle konfiguriert werden.
Haben Sie nur eine Teilnahme, so konfigurieren Sie die Nummer der Teilnahme in der Konfigurationsdatei unter teilnahme. Diese Teilnahme wird immer dann übergeben, wenn „keine Bessere“ ermittelt werden kann.
Haben Sie mehrere Teilnahmen, so können Sie diese pro Produkt, pro Verfahren oder pro Absender konfigurieren. Eine falsche Teilnahme erkennen Sie an der Fehlermeldung Kombination Abs/Mand/Verf/Teil. ungültig in den offenen Pollingsendungen. Um abweichende Teilnahme zu konfigurieren, tragen Sie diese in der Konfiguration im Abschnitt dhl unter teilnahme aXX vXX pXXXX ein. Es ist möglich eine Teilnahme für ein Verfahren, ein Produkt und die Kombinationen aus Absender/Verfahren und Absender/Produkt zu konfigurieren.
Beispiel:
teilnahme v99 = 02 // Verfahren 99 teilnahme p5401 = 03 // Produkt 5401 teilnahme a01 v1 = 04 // Absender 01 und Verfahren 1 teilnahme a01 p7201 = 05 // Absender 01 und Produkt 7201
Die von DHL benutzten Codes für Produkte finden Sie oben. Die Codes für Verfahren sind:
| 1 | National |
| 53 | INTERNATIONAL |
| 54 | DHL EUROPAKET |
| 69 | DHL EUROPLUS |
| 72 | EXPRESS |
| 99 | INTERNATIONAL EXPRESS |