definierte Lieferanschriften im AFS Manager

Eine Lieferanschrift im AFS ist entweder ein Freitext oder ein bestimmt formatierter Text. Wenn die einzelnen Felder der Adresse benötigt werden, ist es für eine Software schwierig, einen freien Text zu interpretieren. Daher wird empfohlen, immer definierte Lieferadressen im AFS Manager zu verwenden.

vorgang_definierte_lieferanschrift

Diese sind wie folgt aufgebaut:

##DEF:#
intelligenSE
Jan
Honsberg
Brombacher Strasse 75
DE
69434
Eberbach

Eine definierte Lieferanschrift besteht aus 7 Feldern. Die einzelnen Felder sind durch Zeilenumbrüche getrennt. Die erste Zeile enthält immer ein ##DEF:#, alle weiteren enthalten die Feldinhalte wie folgt:

  1. ##DEF:#
  2. Firma
  3. ASP Vorname
  4. ASP Nachname
  5. Strasse
  6. Land
  7. PLZ
  8. Ort

Bleibt ein Feld leer, z.B. der Vorname und Nachname, so muss hier eine leere Zeile verwendet werden.

Wann in einem Vorgang eine freie oder eine definierte Lieferanschrift verwendet wird, kann der Benutzer pro Vorgang entscheiden. Der Kaufmann speichert sich nicht, ob eine Definierte Lieferanschrift oder ein Freitext verwendet wird, sondern erkennt dies an der ersten Zeile.
Eine so formatierte Lieferanschrift kann auch im Kunden als abweichende Lieferanschrift hinterlegt werden. Dort fehlt allerdings die Umschaltmöglichkeit auf die definierte Lieferanschrift. Diese kann aber dort von Hand eingegeben werden und wird korrekt in den Vorgang übernommen.

Formular

Im Formular muss eine solche Lieferanschrift gesondert behandelt werden. Eine Freie Lieferanschrift ist normalerweise im Feld

TBL_Auftrag.Lieferanschrift

zu finden. Ist diese leer, so ist entweder keine oder eine Definierte Lieferanschrift hinterlegt. Das Feld

TBL_Auftrag.Lieferanschrift_RTF

enthält die Lieferanschrift in formatierter Form. Wird eine definierte Lieferanschrift verwendet, so enthält diese Feld die ##DEF:# Kodierung.

Um auf die Definierte Lieferanschrift zuzugreifen, sind External-Komandos nötig:

external$("AdresseX.Firma1")
external$("AdresseX.Vorname")
external$("AdresseX.Name")
external$("AdresseX.Strasse")
external$("AdresseX.PLZ")
external$("AdresseX.Ort")
external$("AdresseX.Land")

Wird eine freie Lieferanschrift verwendet, so enthält jede dieser Variablen die volle Lieferanschrift – ist also nicht zu verwenden.

um Herauszufinden, ob eine Lieferanschrift verwendet wird und wenn ja welche können folgende Bedingungen verwendet werden:

if(len(rtrim$(ltrim$(tbl_auftrag.lieferanschrift_rtf)))<=0, 
"keine Lieferanschrift", "mit lieferanschrift")
if(left$(ltrim$(tbl_auftrag.lieferanschrift_rtf), 2)="##", 
"definierte Lieferanschrift", "freie lieferanschrift")

Postmann Handbuch

Postmann ist die Lösung zur Logistikanbindung des AFS Managers. Unterstützt werden aktuell die Paketdienstleister UPS Worldship, GLS Gepard Connect, DHL EasyLog und DPD Delisprint. Weitere Logistikunternehmen sind in Planung und auf Anforderung einfach umzusetzen.

Postmann ist ein eigenständiges Programm, welches auf die Datenbank des Managers und die Schnittstellen der Paketdienstleister zugreift. Dadurch ist es unabhängig und flexibel. Die Bedienung ist auf Masse ausgelegt und kann vollständig mit einem Barcodescanner erfolgen.

Postmann wird örtlich und zeitlich nah zur Verpackung und Versand ausgeführt. Frühzeitig verfügbare Daten wie Absender, Empfänger und Versandart werden vorab im Vorgang hinterlegt. Erst später verfügbare Daten wie Gewicht werden vom Postmann zugesteuert. Postmann wird vom Lager-Mitarbeiter vollständig per Barcodescanner bedient.

Der Kollege im Lager startet morgens den Postmann und wartet bis die Oberfläche bereit ist. Gleichzeitig startet er die Software des Paketdienstleisters im Hintergrund und aktiviert die Schnittstelle.

  1. Der Mitarbeiter erhält einen Lieferschein oder Packzettel und packt anhand dessen das Paket.
  2. Mit einem Barcodescanner erfasst der Kollege den Barcode auf dem Lieferschein.
  3. Postmann sucht den Lieferschein im AFS Manager und lädt dessen Daten.
  4. Der Absender des Pakets kann je nach Kunde variieren und wird zur Kontrolle angezeigt.
  5. Der Empfänger ist entweder der Kunde oder eine abweichende Lieferanschrift, welche angezeigt wird.
  6. Anhand der Versandart im AFS wird versucht die Lieferart des Versenders zu ermitteln. Ist diese nicht korrekt, korrigiert der Kollege diese per Barcodescan.
  7. Die Anzahl der Pakete kann der Kollege per Barcodescanner eingeben oder ignorieren.
  8. Der Nachnahmebetrag wird aus einer Rechnung gelesen wenn die Zahlungsart „Nachnahme“ enthält. Alternativ kann der Mitarbeiter den Betrag korrigieren oder manuell eingeben.
  9. Ist eine digitale Waage angeschlossen, legt der Kollege das fertige Paket auf die Waage, von welcher Postmann das Gewicht des Päckchens ließt. Alternativ kann er das Gewicht auch per Barcodescanner erfassen oder weglassen.
  10. Der Kollege kontrolliert die auf dem Bildschirm geladenen Daten und bestätigt diese.
  11. Postmann nimmt mit der Schnittstelle der Software des Paketdienstleisters auf und übergibt die Daten.
  12. Die Software des Paketdienstleisters prüft die übergebenen Daten und erzeugt die Sendung. Der Paketaufkleber mit den Sendungsdaten wird gedruckt.
  13. Über die Schnittstelle erhält Postmann die Sendungsdaten zurück.
  14. Die die soeben erzeugte Sendungsnummer wird zurück in den Beleg im AFS Manager gespeichert.
  15. Wenn vorhanden und gewünscht werden auch weitere Daten in den Beleg gespeichert.
  16. Die Sendungsnummer wird in Postmann dargestellt.

Nach Beendigung aller Packaktivitäten wird Postmann beendet und in der Software des Paketdienstleisters der Tagesabschluss durchgeführt.

Empfänger

Um den Empfänger zu ermitteln, wird zunächst auf eine abweichende Lieferadresse im gescannten Beleg geprüft.

Ist keine abweichende Lieferadresse angegeben, so wird der Empfänger anhand der Rechnungsanschrift im Beleg ermittelt. Ist dort keine Vorhanden, so werden die Adressdaten aus dem Adressstamm gelesen. Es wird die Firmierung, Strasse, Land, PLZ und Ort verwendet. Ist die Firmierung nicht gefüllt, so wird Vorname und Nachname verwendet. Mit der Konfigurationseinstellung firma und name kann festgelegt werden, dass der Vorname und Nachname zusätzlich verwendet werden.

Der Ansprechpartner wird zunächst aus dem Beleg gelesen. Ist im Feld Ansprechpartner ein Ansprechpartner des Kunden hinterlegt, wird von diesem Name, Vorname, Telefonnummer und Mailadresse verwendet. Ist keiner hinterlegt, wird Vorname und Name, Mailadresse und Telefonnummer des Kunden verwendet. Sind auch diese leer, werden die Vorgaben aus der Konfigurationsdatei verwendet.
Ist eine abweichende Lieferanschrift vorhanden, wird diese zerlegt und analysiert. Wir empfehlen generell definierte Lieferanschriften zu verwenden. In definierten Lieferanschriften sind für die Adressbestandteile einzelne Felder vorhanden, wodurch die Zuordnung eindeutig ist. Wird eine freie Lieferanschrift verwendet, kann diese alle möglichen Formate aufweisen und die Zerlegung ist fehlerträchtig. Die Analyse berücksichtigt folgende Regeln:

  • Die letzte Zeile enthält die Telefonnummer, wenn die Zeile mit Tel. beginnt.
  • Die Zeile darüber kann das Land enthalten. Das Land wird gegen eine hinterlegte Liste mit als ausgeschriebenen Namen, Buchstaben und ISO Kürzeln geprüft und in das 2-stellige ISO-Kürzel umgesetzt.
  • Ansonsten wird die unterste Zeile als Land/Plz/Ort verwendet.
  • Die Zeile darüber wird als Straße verwendet.
  • Sind danach noch 1-3 Zeilen vorhanden, werden diese, von oben beginnend, als Empfänger verwendet.
  • In der Land/PLZ/Ort-Zeile wird das Land getrennt von einem Bindestrich oder Leerzeichen erwartet. Das Land wird wie oben beschrieben geprüft.
  • Danach wird bis zum nächsten Leerzeichen die PLZ erwartet, welche aus bis zu 6 Zeichen bestehen darf.
  • Der Rest der Zeile wird als Ort verwendet.

Eine abweichende Lieferadresse kann nur dann einen Ansprechpartner enthalten, wenn eine definierte Lieferadresse verwendet wird. Kann in der Lieferadresse kein Ansprechpartner ermittelt werden, so wird der im Beleg hinterlegte Ansprechpartner verwendet. Ist auch dieser nicht vorhanden, wird die Kontaktperson aus den Standardvorgaben gelesen.

Eine Telefonnummer kann nur dann hinterlegt werden, wenn eine freie Lieferanschrift verwendet wird. Kann keine Telefonnummer gefunden werden, so wird die Telefonnummer aus dem im Beleg hinterlegten Ansprechpartner gelesen. Ist dort keine vorhanden, wird die Telefonnummer aus dem Kunden verwendet. Ist dort auch keine vorhanden, wird die Telefonnummer aus den Vorgaben in der Konfigurationsdatei ermittelt.
Mit den Einstellungen RecieverAspAusKunde und ReceiverTelAusKunde kann deaktiviert werden, dass Telefonnummer und Ansprechpartner bei abweichenden Lieferadressen aus den Kundendaten gelesen werden. Es wird dann, wenn in der Lieferadresse nichts angegeben wurde der Vorgabewert verwendet.

Packstation

Die Lieferung an eine Packstation ist aktuell nur mit DHL möglich.

Damit die Lieferung richtig adressiert werden kann, muss eine abweichende Lieferanschrift im freien Format verwendet werden. Verwenden Sie die ersten zwei Zeilen für den Namen. Die dritte Zeile enthält die Nummer des Empfängers. Die vierte Zeile, also die Strasse, enthält das Wort Packstation sowie die Nummer der Packstation. Als 5. Zeile wird wie gewohnt Land, PLZ und Ort erwartet.

Beispiel:

intelligenSE  
Jan Honsberg
112456845985
Packstation 225
74001 Heilbronn

Sie können natürlich auch nur eine Namenszeile verwenden.

Optional kann als unterste Zeile die Telefonnummer mit dem Prefix Tel. angegeben werden.

Tel. 07131 678622

Absender

Die Absenderadresse wird normalerweise direkt in der Software des Paketdienstleisters angelegt und von dort direkt verwendet. Es gibt aber auch die Möglichkeit, Sendungen mit einer „falschen“ Absenderadresse zu verschicken. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, als Distributor direkt zu dem Kunden Ihrer Kunden zu liefern, ohne dass dieser das merkt.

Die Zuordnung des Belegs zur Absenderadresse muss bereits im AFS erfolgen. Jeder Dienstleister bietet andere Möglichkeiten, die Adresse zu übergeben oder zuzuordnen. Postmann übernimmt die verschiedenen Verfahren je nach Dienstleister, wenn Sie sich an folgende Bedingungen halten. Der Einfachheit halber erfolgt die Zuordnung der alternativen Absenderadresse im Kunden des jeweiligen Belegs. Das Feld zur Zuordnung nennt sich in der Konfigurationsdatei shipForField und verwendet das Zusatzfeld08 im Kunden/Lieferanten. Sie können das Feld beliebig in der Konfigurationsdatei ändern. Postmann erwartet in diesem Feld eine gültige Kundennummer im AFS.

Um beim Erstellen einer Sendung einen Absender auszuwählen, tragen Sie im Kunden/Lieferanten des Belegs im Zusatzfeld08 die Kundennummer der zu verwendenden Absenderadresse ein. Ist das Feld leer, so wird der Standardabsender verwendet. Beachten Sie außerdem die folgenden Anforderungen der Versanddienstleister.

UPS

Die Absenderadresse ist bei UPS Worldship in den Stammdaten hinterlegt. Postmann benötigt die UPS Kundennummer, welche in der Konfigurationsdatei unter upskundennummer im Abschnitt ups hinterlegt werden muss.

Soll ein anderer Absender als dieser verwendet werden, tragen Sie die im AFS-Manager in der Empfängeradresse im Zusatzfeld08 die AFS-Kundennummer der zu verwendenden Adresse ein. Postmann übermittelt dann diese Adresse als Abenderadresse.

Achtung: Dieses Verhalten wurde mit Version 3.1.0.240 eingeführt. Aktualisieren Sie, wenn Sie eine ältere Version einsetzen.

GLS

Alle zu verwendenden Absenderadressen sind in GLS Gepard Connect anzulegen. Der entsprechende Dialog ist im Normalversandfenster mit Strg-F7 erreichbar.

Die Standard-Absenderadresse ist bei GLS Gepard Connect bereits in den Stammdaten von Gepard Connect hinterlegt. Sollen allerdings auch andere Absender als dieser verwendet werden, so muss auch diese nochmal angelegt werden. Legen Sie also im Dialog zunächst einen Standardabsender für Ihre Firma an. Tragen Sie die ID dieses Absenders als Standard für alle Pakete in der Konfigurationsdatei im Abschnitt gls unter absender ein.

Legen Sie alle weiteren alternativen Absender an. Vergeben Sie als ID die Kundennummer dieser Adresse im AFS um mit anderen Dienstleistern und zukünftigen Postmann-Versionen kompatibel zu sein. Sie können bzw. müssen diese Liste später erweitern.

Um beim Erstellen einer Sendung einen alternativen Absender auszuwählen, tragen Sie im AFS Manager die Kundennummer der Absenderadresse im Kunden/Lieferanten des Belegs im Zusatzfeld08 ein. Sobald in diesem Feld eine Kundennummer hinterlegt ist, verwendet GLS Gepard Connect diese Adresse als Absender. Ist das Feld leer, so wird der Standardabsender verwendet.

DHL

Alle zu verwendenden Absender sind in DHL EasyLog als Absenderadressen anzulegen. Der entsprechende Dialog ist in den Stammdaten unter Absenderadressen erreichbar.

Die Standard-Absenderadresse wird bei der Stammdateneingabe automatisch anhand des Mandanten angelegt. Die Ref-Nr. dieser Adresse muss in der Konfigurationsdatei unter absender im Abschnitt dhl hinterlegt werden.

Legen Sie alle weiteren alternativen Absender an. Vergeben sie als Ref-Nr. die Kundennummer dieser Adresse im AFS um mit anderen Dienstleistern und zukünftigen Postmann-Versionen kompatibel zu sein. Sie können bzw. müssen diese Liste später erweitern.

Um beim Erstellen einer Sendung einen alternativen Absender auszuwählen, tragen Sie im AFS Manager die Kundennummer der Absenderadresse im Kunden/Lieferanten des Belegs im Zusatzfeld08 ein. Sobald in diesem Feld eine Kundennummer hinterlegt ist, verwendet DHL EasyLog diese Adresse als Absender. Ist das Feld leer, so wird der Standardabsender verwendet.

DPD

Sammelpaket

Mit dem Reiter Sammelpaket kann eine Sendungsnummer in mehrere Belege kopiert werden.

Postmann wickelt standardmäßig einen Beleg (Lieferschein, Rechnung, Kommission, …) ab und erstellt anhand dessen Daten den Paketaufkleber. Je nach Paketdienstleister ist es möglich, mehrere Paketaufkleber anhand eines Belegs zu erstellen. Nicht möglich ist es allerdings, aus mehreren Lieferscheinen ein Paket zu drucken, schon aus dem Grund heraus, dass keine eindeutigen Daten vorliegen.

Manchmal hat man aber trotzdem zwei Lieferscheine, die an die selbe Adresse geschickt werden müssen. Die ökonomischste Lösung hierfür ist, sich einen Lieferschein auszusuchen, das Paket mit diesem zu erstellen und versandfertig zu verpacken. Postmann erstellt anhand dieses Lieferscheins den Sendungsaufkleber und speichert die Sendungsnummer(n) in diesen Lieferschein. Allerdings fehlt nun im zweiten Lieferschein die Sendungsnummer. Um dies zu korrigieren wird der Sammelpaket-Reiter benutzt.

In Kürze:

  1. Sammelpaket packen und alle Lieferscheine bereit legen
  2. Im Reiter Postmann den ersten Lieferschein scannen.
  3. Lieferart, Gewicht und, wenn nötig, Anzahl Pakete und Nachnahmebetrag scannen.
  4. Daten senden – Paketaufkleber wird gedruckt.
  5. Im Reiter Sammelpaket den ersten Lieferschein scannen.
  6. Alle weiteren Lieferscheine scannen.
  7. Daten senden – Die Sendungsnummer wird kopiert.

Der Reiter Sendungsnummer greift nicht in den normalen Ablauf der Sendungserstellung ein. Sammelpakete werden bei Bedarf nachträglich als solche erfasst.

Alle Belege des Sammelpakets werden nacheinander gescannt. Jeder Beleg wird geladen, analysiert und auf der linken Seite dargestellt. Enthält ein Beleg eine Sendungsnummer, so wird diese extrahiert und rechts aufgelistet.

Achten Sie beim Scannen der Belege auf die angezeigten Warnmeldungen.

Haben Sie alle Belege des Sammelpakets gescannt, sollte mindestens eine Sendungsnummer vorhanden sein. Wenn nicht, prüfen Sie, ob sie den Beleg, mit dem Sie die Sendung erstellt haben, gescannt haben und ob dieser fehlerfrei gelesen wurde.

Mit dem Senden Barcode wird das Sammelpaket erstellt. Alle auf der rechten Seite aufgeführten Sendungsnummern werden in alle auf der linken Seite aufgeführten Belege kopiert. Die erste Sendungsnummer wird dabei in das Sendungsnummer-Feld geschrieben, alle weiteren in das konfigurierte Bemerkungsfeld. Nach Abschluss wird der Reiter zurückgesetzt. Dieser Vorgang kann nicht widerrufen werden.

Postmanns Sammelpaket berücksichtigt Dubletten nur teilweise. Die erste aufgeführte Sendungsnummer wird auf jeden Fall im Feld Sendungsnummer gespeichert. Sind weitere Sendungsnummern zum Speichen aufgelistet, so wird diese nur dann in das Bemerkungsfeld des Belegs geschrieben, wenn diese Sendungsnummer darin noch nicht enthalten ist. Beim Scannen von Belegen werden keine Dubletten gefiltert, sowohl bei der Sendungsnummer nicht, als auch bei den Belegen.

Achten Sie insbesondere auf folgende Warnungen:

Sendungsnummer im Bemerkungsfeld wird ignoriert: Es wurde in diesem Beleg im Bemerkungsfeld eine weitere Sendungsnummer erkannt. Diese kann aber nicht gelesen oder überschrieben werden. Diese Sendungsnummer wird daher nicht in andere Belege kopiert. Die Sendungsnummer im Feld Sendungsnummer ist davon nicht betroffen.

Feld für weitere Sendungsnummern nicht konfiguriert: Das Feld für die Sendungsnummer kann maximal eine Sendungsnummer aufnehmen. Wenn dieser Lieferschein mehrere Sendungsnummern hat, so werden alle weiteren Sendungsnummern in ein konfigurierbares Bemerkungsfeld geschschrieben. Ist dieses Feld nicht konfiguriert, ist das nicht möglich. Haben Sie also zwei Lieferscheine gescannt, die jeweils eine Sendungsnummer enthalten, geht eine verloren.

Installation

Postmann wird direkt im Lager auf einem PC installiert. Dieser PC sollte vorzugsweise mit einem Etikettendrucker, einem Barcodescanner und einer digitalen Waage von MyWeight ausgestattet sein. Auf diesem PC sollte außerdem die Software des Paketdienstes installiert werden.

Die Erstinstallation wird beim Kauf per Fernwartung von uns erledigt. Genauere Informationen zur Installation finden Sie hier:

Datenbank

Die Konfiguration der Datenbank wird in Postmann selbst vorgenommen. Starten Sie Postmann und wechseln Sie auf den Reiter Datenbank.

Die Datenbankverbindung wird genau dort gespeichert und gelesen, wo sie auch der AFS-Manager speichert und ließt. Dies ist der Registry-Pfad

HKEY_LOCAL_MACHINE\
SOFTWARE\
AFS-Software\
AFS-Kaufmann\
Einstellungen\
Verzeichnis 

Bei Windows 64-Bit liegt der Pfad im Unterpfad Wow6432Node.

Funktioniert der AFS-Manager auf diesem Rechner bereits, so wird die Datenbankverbindung automatisch von dort verwendet. Alternativ können Sie die Datenbankverbindung mit dem entsprechenden Button auch ohne Manager konfigurieren, die nötige Befehlskette finden Sie im AFS Manager unter Systeminfos im Menü Hilfe bei Datenbankeinstellungen. Zum Beispiel steht dort:

Provider=MSDASQL.1;Password=afs;User ID=afs;Extended Properties="DATABASE=
afs_wawi_db;DRIVER={MySQL ODBC 3.51 Driver};OPTION=0;PWD=afs;PORT=0;
SERVER=192.168.1.71;UID=afs;"

Sollten Sie ein Benutzerkonto mit eingeschränkten Rechten verwenden, so müssen sie die Zugriffsrechte für den Registry-Pfad entsprechend freigeben. Selbstverständlich muss ein entsprechender ODBC-Treiber installiert sein.

mehrere Datenbanken

Verwenden Sie mehrere Datenbanken für unterschiedliche Mandaten, so kann das Kürzel für die Datenbank in der Konfigurationsdatei im Abschnitt datenbank unter datenbank angegeben werden.

[datenbank]
datenbank = Test

Dieses Kürzel ist das selbe, welches Sie auch als Kommandozeilenparameter beim Start des AFS Managers verwenden.

Referenztext

Postmann kann anhand der Belegdaten zwei Freitextfelder füllen und diese an die Schnittstelle weitergeben. Diese werden in der Konfigurationsdatei im Abschnitt default unter Referenz1 und Referenz2 konfiguriert.

referenz1 = Unser {bezeichnung} {vorgangsnummer} vom {Vorgangsdatum}
referenz2 = Ihre Bestellung {bestellnummer} vom {bestelldatum}

Den Text können Sie beliebig definieren. Folgende Codes werden erkannt und anhand des gescannten Belegs umgesetzt:

  • Bezeichnung: Art des Belegs, z.B. Rechnung, Lieferschein
  • Vorgangsnummer: Die Vorgangsnummer des Belegs
  • Vorgangsdatum: Das Datum des Belegs
  • Bestellnummer: Die Bestellnummer des Kunden, aus dem Feld Bestellnummer des Belegs
  • Bestelldatum: Bestelldatum des Kunden, aus dem Feld Bestelldatum des Belegs

Möchten Sie keinen Referenztext übergeben, so lassen Sie eins oder beide Felder leer.

Um in DHL EasyLog den Referenztext zu verwenden, müssen Sie den erweiterten Polling-Standard aktiviert haben.

Weitere Rückgabedaten

Postmann kann neben der Sendungsnummer noch weitere Daten in den Beleg speichern. In der Konfigurationsdatei kann festgelegt werden, welche Datenbankfelder verwendet werden sollen. Es werden jeweils die Feldnamen der Datenbanktabelle benötigt:

[speichern]
sendungsnummer = sendungsnummer
sendungsnummerxxl = bemerkung1
xxlrtf = 1
gewicht =
betrag =
lieferart = lieferart
entgelt = 
datum = 

Das im Manager vorgesehene Feld für die Sendungsnummer heißt sendungsnummer. Das unter sendungsnummerxxl angegebene Feld sollte ein langes Bemerkungsfeld sein, das keiner Längenbeschränkung unterliegt. Wenn mehrere Sendungsnummern zu speichern sind oder bereits eine Sendungsnummer enthalten, so wird die Sendungsnummer mit dem Kommentar „weitere Sendungsnummer: “ in diesem Bemerkungsfeld angehängt. Ist das Bemerkungsfeld ein RTF-Textfeld, so ist „xxlrtf“ auf 1 zu setzen.

Des weiteren können die Werte für Gewicht, Nachnahmebetrag, Lieferart und Versanddatum gespeichert werden. Die entsprechenden Datenbankfelder des Auftrags können hier angegeben werden. Ist kein Feld angegeben, wird dieser auch nicht gespeichert. Sofern die Schnittstelle des Versanddienstleisters den Wert übermittelt, wird diese gespeichert, ansonsten das was im Postmann angegeben wurde.

DHL EasyLog liefert zusammen mit der Sendungsnummer auch das voraussichtliche Entgelt. Auch dieses kann in den Auftrag gespeichert und dort ausgewertet werden.

COSMiC Partnerstatus Workflow

Der Workflow Partnerstatus dient dazu, jeden Partner automatisch einen verbindlichen Partnerstatus zuzuordnen.

Die Zuordnung erfolgt in zwei Schritten, welche in den Regeln implementiert sind: Prognose und finaler Status. Durch die Integration ins Regelsystem werden beide Regeln regelmässig, für jeden Partner innerhalb 24 Stunden ein mal ausgeführt. Der Partnerstatus wird also täglich überprüft.

finaler Status

Die Prognose wird anhand der vorgegebenen Daten täglich berechnet. Sie kann sich daher auch täglich Ändern. Dies ist beim finalen Status nicht gewünscht, da dieser auch an den Partner kommuniziert wird. Der finale Status soll sich nur Ändern, wenn ein definierter Zeitraum verstrichen ist.

Der Partnerstatus darf sich nur einmal pro Monat verändern, sofern dieser besser wird.

Der Partnerstatus darf sich nur einmal in 18 Monaten verändern, sofern dieser schlechter wird.
Für den finalen Status sind also 3 Felder von Bedeutung:

  • finaler Partnerstatus
  • Timestamp Partnerstatus: Zeitpunkt, wann der finale Partnerstatus vom Workflow zuletzt gesetzt wurde.
  • Partnerstatus Prognose: täglich berechneter Partnerstatus

Um die Rangfolge der Partnerstati zu bestimmen, ist die Reihenfolge der Auswahlwerte in den Auswahlfeldern ausschlaggebend. Steht der Wert in der Liste weiter oben (1. Zeile) so ist dieser besser. Steht der Wert in der Liste weiter unten (9. Zeile) ist dieser schlechter.

Wird vom Workflow ermittelt, dass der finale Partnerstatus geändert werden muss, so wird der Timestamp Partnerstatus mit dem aktuellen Datum verglichen. Ist der Zeitunterschied größer als 1 Monat und wird der Partnerstatus besser, wird der Partnerstaus geändert, ansonsten bleibt er unverändert. Ist der Zeitunterschied größer als 18 Monate und wird der Partnerstatus schlechter, wird der Partnerstaus geändert, ansonsten bleibt er unverändert.

Prognose

Die Prognose enthält den Partnerstatus, der täglich neu anhand der im Partner gespeicherten Daten berechnet wird.

Der Umsatz ist die Summe des Umsatzes der letzten 12 Monate für alle Produktgruppen. Die Betreuergruppe wird anhand der Benutzergruppe des MNT-Betreuers festgelegt. Das Kennzeichen VAD ist direkt ein Wert aus dem Partner.

Es gelten folgende Bedingungen. Diese werden sequentiell abgearbeitet, die erste die Erfolgreich ist bestimmt den Status.

  1. Online
    • mehr als 100.000k Umsatz
    • Betreuergruppe Online
  2. Distribution
    • mehr als 100.000k Umsatz
    • Betreuergruppe Distribution
  3. Systemhaus
    • mehr als 100.000k Umsatz
    • Betreuergruppe Systemhaus
  4. Retail
    • mehr als 100.000k Umsatz
    • Betreuergruppe Retail
  5. Volume Reseller
    • mehr als 500k Umsatz
    • Betreuergruppe Volumne
  6. Value Add
    • mehr als 500k Umsatz
    • Kennzeichen VAD
  7. Reseller
    • mehr als 100k Umsatz
    • Betreuergruppe PST
  8. Premium
    • mehr als 100k Umsatz
  9. Advanced
    • zwischen 20k und 100k Umsatz
  10. Business Partner
    • zwischen 1k und 20k Umsatz
  11. Registered
    • weniger als 1k Umsatz
  12. nicht registriert
    • keine Bedingungen

Die Prognose wird ca. jede 24 Stunden neu berechnet und gespeichert.

manuelle Änderung

manchmal kann es nötig werden, einen Finalen Partnerstatus manuell zu setzen und zu fixieren. Um dies korrekt zu tun ist es nötig zu wissen, was der Workflow tut und was man erreichen will.

Generell sollte, sobald der Partnerstatus manuell angepasst wird auch der Timestamp angepasst werden. Wird dies nicht gemacht, wird die Prognose nach den oben definierten Bedingungen als Final übernommen.

Soll ein besserer Partnerstatus gesetzt werden als die Prognose ergibt, so muss der Timestamp auf den heutigen Tag gesetzt werden. Dann gilt dieser für die nächsten 18 Monate, danach wird wieder die Prognose aktiv. Soll der Partnerstatus für länger als 18 Monate gesetzt werden, z.B. 24 Monate, so muss der Timestamp um 6 Monate in die Zukunft gesetzt werden. Soll der Partnerstatus kürzer als 18 Monate gelten, z.B. nur 1 Jahr, so ist der Timestamp um 6 Monate in die Vergangenheit zu setzen. Soll der Partnerstatus für immer gelten (nicht empfohlen), so ist der Timestamp möglichst weit in die Zukunft zu setzen. Soll der Partnerstatus bis Ende des Jahres gelten, so muss der Timestamp auf den 1.7. des letzten Jahrs gesetzt werden.

Soll ein schlechterer Partnerstatus gesetzt werden als die Prognose ergibt, so muss mit dem Timestamp identisch verfahren werden, allerdings wird mit 1 Monat anstatt 18 Monaten gerechnet.

COSMiC Internationalisierung

Im Zuge der Internationalisierung ist es nötig, auch COSMiC zu in verschiedene Sprachen zu übersetzen.

Historisch bedingt ist COSMiC vollständig deutsch ausgelegt. Dies wird geändert, so dass die Grundsprache des Systems Englisch ist und zur Anzeige in die Sprache des Benutzers übersetzt wird. Dies gestaltet sich allerdings nicht so einfach, da die Trennung zwischen Daten und System nicht eindeutig vorgenommen werden kann.

Textarten

Grundsprache des Systems ist Englisch. Alle Texte die im Quelltext verwendet werden sind in Englisch. Für die Darstellung werden die Texte in die Sprache des Benutzers übersetzt. Daten in der Datenbank werden normalerweise in Englisch vorgehalten und übersetzt. Ausgenommen von der Übersetzung sind Texte, die der Benutzer selbst eingeben kann. Partnerdaten sind, was standardisierte Felder angeht, in Englisch gespeichert und werden zur Anzeige übersetzt, freie Texte werden in Landessprache gespeichert.

Konkret bedeutet dies:

  • Feldnamen sind Englisch und werden bei der Anzeige übersetzt (en+)
  • Auswahlwerte für Auswahlfelder sind en+
  • Namen von Benutzern und Gruppen sind in Englisch, werden aber nicht übersetzt (en-)
  • Berichte, Berichtsnamen und Beschreibung sind in Landessprache und werden nicht übersetzt (de-)
  • Bei Berichtsbedingungen und -Eingaben werden Feldnamen und Operatoren in Englisch gespeichert und übersetzt, die Vergleichswerte müssen aber entsprechend des Feldtyps zu den Inhalten passen (siehe #Suchen)
  • Partnerdaten, die auf Auswahlfeldern beruhen, werden in Englisch in der Datenbank gespeichert und bei Anzeige übersetzt. (en+)
  • Partnerdaten, die auf Auswahlfeldern mit Sonstigem beruhen, werden dann in Englisch gespeichert, wenn ein Auswahlwert verwendet wird. Wird ein freier Text in Sonstiges eingetragen, wird dieser nicht übersetzt.
  • Partnerdaten, die in Textfeldern gespeichert werden sind in Landessprache (de-)
  • Partnerdaten, die auf Datums oder Zahlfeldern beruhen werden im internationalen Format gespeichert und bei der Darstellung konvertiert.
  • Box Namen sind historisch bedingt in einer Mischung aus Deutsch und Englisch. Diese werden normalerweise nicht angezeigt.
  • Box Titel sind en+
  • Box Inhalte können über eine Option der Box übersetzt werden. In diesem Fall sind die Inhalte in Englisch zu verfassen. Die Übersetzung erfolgt Zeilenweise. Inhalte die übersetzt werden, sollten recht statisch sein und sich selten Ändern um den Übersetzungsaufwand gering zu halten.
  • Regeln sind in Englisch oder Landessprache und werden nicht übersetzt. Die Beschreibung der Regeln in Fließtext existiert in deutsch und englisch.

angezeigte Sprache

Die Sprache, in der COSMiC dargestellt wird ist abhängig vom angemeldeten Benutzer. Diese wird in den Erweiterten Benutzerrechten vom Administrator festgelegt.

Solange noch kein Benutzer angemeldet ist, wird die Sprache in der Konfiguration der Installation festgelegt.

Technisches

Die Übersetzung erfolgt anhand einer MySQL Tabelle, die in allen Installationen verwendet wird. Diese Tabelle enthält zu jedem Text die passenden Übersetzungen. Diese Tabelle wird vom Übersetzungs-Team gepflegt. Benötigte Texte werden dort automatisch angelegt, sobald diese im System verwendet werden. Neu angelegte und damit noch nicht übersetzte Texte werden als „automatisch“ gekennzeichnet bis diese übersetzt wurden.

Probleme

Suchen

Da die Partnerdaten nicht in einer einheitlichen Sprache vorliegen ist beim Suchen Hintergrundwissen gefragt. Basiert die Suche auf Text-Feldern, so muss in der Landessprache gesucht werden. Basiert die Suche auf Auswahlfeldern, so muss in Englisch gesucht werden. Die Volltextsuche sollte daher nur Text-Felder beinhalten.

Beim Erstellen von Berichten ist bei den Filtern und Eingaben die selbe Problematik zu beachten.

Änderungen am Feldtyp

Eine Änderung des Feldtyps ist in Problemlos möglich, allerdings muss zusätzlich zum Datentyp auch die Sprache beachtet werden.

Wird ein Textfeld in ein Auswahlfeld konvertiert, sind die Daten bereits in Landessprache enthalten, die Auswahlwerte allerdings in Englisch. In den Partnerdetails werden die englischen Auswahlwerte allerdings übersetzt, aber die landessprachlichen Daten nicht zugeordnet. In der Auswahlliste stehen diese dann also entweder unter Sonstiges oder als eigener Auswahlpunkt.

Wird ein Auswahlfeld in ein Textfeld konvertiert, so verschwindet die Übersetzung und die Daten werden in Englisch angezeigt.

Wir deinem Auswahlfeld ein Auswahlpunkt hinzugefügt oder entfernt, so werden genauso die entsprechenden Daten nicht zugeordnet bzw. nicht mehr übersetzt.

Intelligente Eingabewerte in COSMiC

Nicht immer ist beim Suchen, Filtern oder in Berichten ein fester Wert sinnvoll. Cosmic bietet intelligente Eingabewerte, die vom System bei Bedarf umgesezt werden.

im Zuge der Internationalisierung werden auch englische Kürzel eingeführt.

Datum

Bei Datumsfeldern kann automatisch das aktuelle Datum und/oder Zeit eingesetzt werden und basierend darauf gerechnet werden.

  • heute / today

Setzt das aktuelle Datum ohne Zeitanteil ein, z.B. 30.07.2014

  • heute -2 Monate / today -2 month

Rechnet von heute die angegebene Anzahl von Monaten vor oder zurück. Es sind positive und negative Werte erlaubt, allerdings immer mit Vorzeichen + oder -. Auch bei einem Monat muss 1 Monate geschrieben werden. Es wird jeweils das reine Datum ohne Zeitanteil verwendet.

  • heute -14 Tage / today -14 days

Rechnet von heute die angegebene Anzahl von Tagen vor oder zurück. Es sind positive und negative Werte erlaubt, allerdings immer mit Vorzeichen + oder -. Auch bei einem Tag muss 1 Tage geschrieben werden. Es wird jeweils das reine Datum ohne Zeitanteil verwendet.

  • jetzt / now

Setzt das aktuelle Datum und Zeit ein, z.B. 30.07.2014 14:25

  • jetzt -6 Stunden / now -6 hours

Rechnet von heute die angegebene Anzahl von Stunden vor oder zurück. Es sind positive und negative Werte erlaubt, allerdings immer mit Vorzeichen + oder -. Auch bei einer Stunde muss 1 Stunden geschrieben werden. Es wird immer sekundengenau gerechnet. Neben Stunden sind wie oben auch Tage und Monate möglich.

  • wochenbeginn

Rechnet von heute aus zurück auf den letzten vergangenen Montag, 0:00 Uhr.

  • wochenende

Rechnet von heute aus auf den nächsten Montag, 0:00 Uhr.

Benutzer

  • ich / me

mit dem Schlüssewort wird der Vor- und Nachname des aktuell angmeldeten Benutzers eingefügt. Das Feld darf nur die drei Buchstaben enthalten, sonst nichts.

Auswahlwerte

  • ersterwert

verwendet in einem Auswahlfeld den ersten Wert der Auswahlliste.

  • letzterwert

verwendet in einem Auswahlfeld den letzten Wert der Auswahlliste.

Verwendung

Die Schlüsselwörter können an verschieden Stellen, wo Daten an die Datenbank übergeben werden verwendet werden.

  • in Bedingungen von Berichten
  • in Eingabewerten von Berichten
  • in Textfeldern in den Partnerdetails (auch als Sonstiges)
  • in den Vorgabewerten eines Felds
  • in den Suchfeldern der Detailsuche oder Volltextsuche

COSMiC Felder

Die Felder bilden das Grundgerüst der Partnerdatenbank. Felder sind in jeder Installation flexibel definierbar.

Die Definition der Felder ist von den #Inhalten getrennt, sodass jederzeit Felder hinzugefügt oder geändert werden können ohne das Daten verloren gehen.

Über die normalen Datentypen hinaus gibt es zusätzliche #Feldtypen mit besonderen Funktionen oder Eigenschaften.

Name

Der Name des Feldes muss innerhalb der Datenbank eindeutig sein und ist frei definierbar. Es sind 100 Zeichen für den Feldnamen erlaubt, allerdings sollten zwecks Darstellung nur 20-30 Zeichen verwendet werden.

Neben dem eindeutigen Namen erhält jedes Feld vom System eine eindeutige ID. Diese wird automatisch vergeben und ist nicht änderbar. Der Name kann jederzeit geändert werden. Cosmic verweist generell immer auf die ID des Feldes, sodass eine Namensänderung keine Auswirkung auf z.B. Inhalte, Berichte, Rechte, Regeln, Konfigurationen hat.

Feldtypen

Es gibt verschiedene Datentypen für Felder, welche sowohl den Inhalt als auch die Darstellung und Eingabemöglichkeiten steuern. Die zur Verfügung stehenden Feldtypen können je nach Anforderungen erweitert werden.

Text

normales Text Eingabefeld für einen kurzen Text bis ca. 200 Zeichen. Es können zwar beliebig lange Texte gespeichert werden, allerdings ist die Darstellung in einem einzeiligen kurzen Textfeld ungeeignet. Mit einer Zahl bei Auswahlmöglichkeiten kann die Länge der eingebbaren Zeichen eingeschränkt werden, allerdings wirkt sich das nur auf die Darstellung und nicht auf die tatsächliche Speicherkapazität des Felds aus.

Memo

Memo ist wie Text, nur dass mehrere Zeilen und Zeilenumbrüche erlaubt sind.

Zahl

Zahl speichert eine numerische Zahl beliebiger Genauigkeit. Erlaubt sind Ziffern, ein Vorzeichen sowie das Komma als Dezimaltrennzeichen.

Euro

Euro ist weitgehendst Identisch mit Zahl, allerdings kann in der Spalte Auswahl eine Einheit für die Zahl stehen, welche in der Anwendung dargestellt wird.

Datum

Datum enthält ein Datum mit Zeitwert. Die Formatierung ist immer yyyy-mm-dd hh:nn:ss, also das vierstellige Jahr, zweistelliger Monat, zweistelliger Tag, zweistellige Stunde, zweistellige Minute und zweistellige Sekunde. Ist ein ungültiges Datum enthalten, wird dies zur Anzeige in der Anwendung versucht zu korrigieren und beim Speichern korrekt eingetragen.

Ja/Nein (Boolean)

Boolean speichert einen Ja-Nein-Wert. Content enthält eine 1 oder 0, wobei ein leerer Wert oder fehlender Datensatz als Nein angesehen wird und jeder andere Wert als Ja. Gespeichert wird aber immer eine 1, 0 oder der Datensatz wird gelöscht.

Auswahlfeld Mehrfachnennung

Check speichert eine Liste von Werten, die aus einer Liste von Werten ausgewählt wurden. Die möglichen Werte sind in Auswahl zeilenweise gespeichert. Content enthält die ausgewählten Werte zeilenweise.

Auswahlfeld Einfachnennung

Radio speichert einen Wert, der aus einer Liste von Werten ausgewählt wurde. Die möglichen Werte sind in Auswahl zeilenweise gespeichert. Content enthält den ausgewählten Wert aus der Liste.

Auswahlfeld … und Sonstiges

CheckSonst und RadioSonst sind identisch mit Check und Radio, können allerdings zusätzlich auch einen freien Eintrag enthalten. Dies kann allerdings auch bei Check und Radio der Fall sein, die Darstellung und Behandlung der zusätzlichen Zeilen in der Anwendung unterscheidet sich aber.

Verweis auf Partner

Partner speichert einen Verweis auf einen Partner. Gespeichert wird die ID aus Kunde.

Telefonnummer / E-Mail / URL

URL, eMail, Tel enthalten Texte, die in Anwendung formatiert dargestellt werden. Es können zwar beliebige Daten enthalten sein, die Anwendung stellt diese auch dar, aber speichert nur gültige URL, eMail und Telefonnummern.

Kategorie und Position

Mit der Kategorie und Position wird die Darstellung in den Partnerdetails festgelegt. Die Kategorie gibt an, welcher Karteireiter/Tab verwendet wird, X und Y die Pixelgenaue Position von der oberen linken Ecke ausgesehen.

Die Feldverwaltung stellt ein möglichst genaues Abbild der Partnerdetails dar. Hier kann jedes Feld per Drag&Drop in den Kategorien verschoben und innerhalb der Kategorie positioniert werden. Bei der Positionierung per Drag&Drop wird ein Raster von 10 Pixeln eingehalten, die manuelle Eingabe von X und Y ermöglicht jeden Wert.

Bei der Anlage einer Kategorie, wird angegeben, ob es sich um eine Kategorie oder Untertabelle handelt. Untertabellen werden in den Partnerdetails als Tabelle dargestellt. Die Spaltenreihenfolge wird aus der X, danach aus der Y-Position bestimmt, also von oben nach unten und links nach rechts. Außerdem kann in der Tabellenansicht sich jeder Benutzer die Spalten je nach Wunsch ein- und ausblenden.

Vorgabewerte

Jedes Feld kann einen Vorgabewert enthalten, welcher eingesetzt wird, wenn ein neuer Datensatz in der Untertabelle oder ein neuer Partner angelegt wird.

Bei einer Untertabelle wird der Vorgabewert in das Feld eingesetzt anstatt es leer zu lassen. Der Benutzer kann das Felder während der Bearbeitung noch ändern und leeren. Beim Speichern wird der dann im Feld eingetragene Wert unabhängig vom Vorgabewert gespeichert. Hat der Benutzer kein Schreibrecht auf das Feld, so wird auch der Vorgabewert nicht gespeichert.

Als Vorgabewert kann jede beliebige Zeichenfolge verwendet werden. Abhängig vom Feldtyp kann dieser allerdings noch umgewandelt oder nicht korrekt dargestellt werden. Wird z.B versucht, ein Text in ein Zahl oder Datumsfeld vorzugeben, wird dieser, soweit möglich in eine Zahl/Datum konvertiert. Es können auch intelligente Eingabewerte verwendet werden, solange diese zum entsprechenden Feldtyp passen.

Beschreibung

Der Beschreibungstext kann Anweisungen zum Ausfüllen des Felds enthalten. Der enthaltene Text wird, sofern vorhanden im Tooltip eines Felds in den Partnerdetails angezeigt.

Inhalte

Die Inhalte jedes Felds werden getrennt von der Definition des Felds gespeichert. Das bedeutet, dass wenn sich die Definition des Felds ändert die (noch) keine Auswirkungen auf die Inhalte hat.

Ist ein bestimmter Eingabewert, wie auch immer, in die Datenbank gelangt, bleibt dieser dort unverändert bis zur nächsten Änderung gespeichert unabhängig davon, was die Definition des Felds aussagt. Die Definition des Felds stellt lediglich sicher, dass der Feldinhalt (in den Partnerdetails) entsprechend dargestellt wird. Dazu kann es nötig sein, den Wert zu verändern, konvertieren, abzuschneiden, zu erweitern oder gar zu löschen. Dies geschieht in dem Moment nur für die Anzeige. In der Datenbank wird der Inhalt erst geändert, wenn ein Speichervorgang ausgelöst wird, der einen anderen Inhalt vorsieht.

Manche Feldtypen behandeln ungültige Daten die verloren gehen könnten:

  • bei Auswahlfeldern mit Sonstiges werden Daten, die nicht nicht einem Auswahlwert zuzuordnen sind, im Sonstiges-Abschnitt untergebracht.
  • bei Auswahlfeldern ohne Sonstiges werden Daten, die nicht einem Auswahlwert zugeordnet werden können, als ein eigener Auswahlwert hinzugefügt und dargestellt
  • Textfelder und Memofelder können beliebige Daten enthalten, daher ist ein Datenverlust auszuschließen.

Manche Feldtypen erzeugen mit hoher Wahrscheinlichkeit einen Datenverlust:

  • Ein Zahlfeld kann nur ein Zahl enthalten. Texte und Buchstaben werden verloren gehen. Allerdings wird ein Wert sehr Tolerant in eine Zahl umgewandelt.
  • Ein Euro Feld darf genauso wie ein Zahlfeld nur eine Zahl enthalten, sogar mit der Beschränkung auf zwei Nachkommastellen. Währungssymbole werden allerdings toleriert.
  • bei Ja/Nein Feldern wird jeder Wert abweichend von „0“, „nein“, „false“, „no“ und leer als „ja“ erkannt.
  • Eine Telefonnummer kann nur aus Ziffern und Leerzeichen bestehen. Alles andere wird ignoriert. Eine Telefonnummer wird aber um eine Landesvorwahl ergänzt, anhand einer Vorwahl-liste validiert und formatiert.

COSMiC Datenstruktur

Die Partnerdaten in COSMiC sind auf verschiedene Datentabellen verteilt. Dies ist nötig, damit die Partnerdatenbank einfach und unkompliziert vom Benutzer erweitert werden kann.

Zentral ist die Tabelle Kunde, welche die eindeutige Partner ID und die Stammdaten enthält. Die zusätzlichen Datenfelder enthält die Tabelle DataFeld. Dort wird Name, Darstellung und Dateninhalt konfiguriert. Die eigentlichen Daten befinden sich in DataDetail, ein Datensatz für jeden Partner und jedes Feld. Für die Untertabellen sind die beiden Tabellen SubFeld und SubDetail zuständig, welche weitgehenst identisch mit den Data-Tabellen sind.

Partner

Die Tabelle Kunde enthält für jeden Partner einen Datensatz.

Die ID wird automatisch von der Datenbank vergeben und primäre Identifikation des Partners.

Die KDNR ist eine sekundäre Identifikation. Sie wird vom Benutzer vergeben, die Datenbank stellt allerdings deren Eindeutigkeit sicher.

Die Felder Firma, Str, Land, PLZ, Ort, Tel enthalten die grundlegenden Stammdaten. Die genaue Formatierung übernimmt die Anwendung und entspricht denen der Felder.

Felder

Die Tabelle DataFeld enthält die Definition der zusätzlichen Felder.

Jedes Feld ist über seine ID eindeutig identifiziert. Die ID wird automatisch von der Datenbank vergeben. Name und Beschreibung sind Name und Beschreibung des Felds; sie werden primär für die Darstellung in der Anwendung verwendet. Die Spalte Typ gibt zusammen mit Auswahl an, welche Daten im Feld gespeichert werden und wie. Kategorie, PosX, PosY sind für die Darstellung in den Partnerdetails (Karteireiter und Position) verantwortlich.

Die Tabelle DataDetail enthält die eigentlichen Daten zu jedem Feld und jedem Partner. Über die Spalte Referenz wird der Bezug zum Partner hergestellt, sie enthält die eindeutige ID des Partners aus der Tabelle Kunde. Die Spalte Feld stellt die Verbindung zum Feld her, sie enthält die ID aus DataFeld. Die Spalte Content enthält die eigentlichen Daten, die Formatierung ist abhängig vom Feldtyp.

Es muss nicht immer für jedes Feld/Partner ein Datensatz in DataFeld existieren. Wenn kein Datensatz vorliegt, liegen auch keine Daten vor. Es sind aber Datensätze mit leerem content erlaubt.

Untertabellen

Untertabellen sind weitgehendst identisch mit den Feldertabellen aufgebaut.

Die Spalte Kategorie in SubFeld enthält hier den Namen der Untertabelle und stellt damit die Zusammengehörigkeit von Feldern zu einer gedachten Untertabelle her.

Die Spalte Nummer in SubDetail enthält die ID eines Untertabellendatensatzes und fügt somit die Daten zu einer Zeile in der Untertabelle zusammen. Die Nummer ist nur innerhalb einer Untertabelle (Kategorie aus SubFeld) und eines Partners (Referenz in SubDetail) eindeutig.

Feldtypen

Jedes Feld hat einen Typ, welcher durch die Anwendung verwaltet wird. Die Art des Typs bestimmt die Spalte Typ, zusammen mit Auswahl aus den Tabellen DataFeld und SubFeld. Der Typ hat Einfluss darauf, wie die Inhalte in content in den Tabellen DataDetail und SubDetail gespeichert sind.

Anmerkungen

Alle Tabellen enthalten eine ID, welche von der Datenbank vergeben wird und eindeutig ist.

Alle Tabellen enthalten eine Spalte Timestamp, welche die Datenbank aktualisiert. Sie enthält immer das Datum, wann dieser Datensatz das letzte mal geändert wurde.

Alle Tabellen und Feldnamen sind grundsätzlich kleingeschrieben, unabhängig von der Schreibung in dieser Dokumentation.

Tabellennamen können zwischen den Installationen abweichen.

Nicht beschriebene Felder sind obsolet oder nur zur Abwärtskompatibilität vorhanden.

Dieses Dokument stellt den Entwicklungsstand vom 25.07.2016 dar.

Postmann und GLS Gepard Connect

Gepard Connect nennt sich die Windows-Software von GLS, mit dem Sie Sendungen vorbereiten und anmelden können.

Postmann nutzt die Automatische Paketabwicklung beim Normalversand von Gepard Connect. Diese Schnittstelle ist in den Versionen 1.25.0.0 vorhanden und mit Postmann GLS getestet.

GLS bietet für Gepard Connect einen Installationsservice an, den Sie nutzen sollten.

Sollten Sie mit Gepard Connect nicht klar kommen oder Fragen haben, erreichen Sie die technische Hotline von GLS unter 0180 5252700. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir zu Gepard Connect keinen Support bieten können.

Automatische Paketabwicklung

Bei GLS wird die Automatische Paketabwicklung von Gepard Connect verwendet.

Die Automatische Paketabwicklung wird im Fenster Normalversand (Strg-N) mit F10 gestartet. Sollte der Button deaktiviert sein, prüfen Sie bitte die GLS Konfiguration. Es gibt in den Systemeinstellungen unter Lokal – Paketabwicklung eine Option, die die automatische Paketabwicklung an- und ausschalten kann.

Die automatische Paketabwicklung prüft in regelmässigen Abständen, ob die Import-Datei existiert und verarbeitet diese. Eine Fehlermeldung wird als Popup angezeigt.

Postmann GLS Automatische Paketabwicklung Postmann GLS Offene Sendungen Postmann GLS Sendung Normalversand

Konfiguration Datenübergabe

Die Datenübergabe an GLS Gepart Connect erfolgt über die automatische Paketabwicklung. Die Schnittstelle muss einmalig konfiguriert werden.

Starten Sie den Postmann und prüfen Sie die Lizenzinformationen und Datenbankverbindung. Wechseln Sie in den Reiter Konfiguration. Aktivieren Sie im Abschnitt gls die Schnittstelle mit aktiv=1. Tragen Sie unter versender die ID ein, die Sie in den Stammdaten von Gepard Connect für für Ihre Firma verwendet haben. Wechseln Sie auf den Reiter Postmann.

Der Datenaustausch erfolgt über die Datei postmann2gls.out im Verzeichnis glsout. Sie können auch eine andere Datei wählen, tragen Sie diese dann in der Konfigurationsdatei unter ausgabedatei und entsprechend in GLS Gepard Connect ein. Zur Einrichtung ist es hilfreich, die im Installationspaket enthaltene Datei postmann2gls.out in das Verzeichnis glsout zu kopieren.

In GLS Gepard Connect starten Sie den Importassistenten im Menü Dienstprogramme. Wählen Sie Neuanlage.

  • Wählen Sie im Schritt 1 Auftragsdaten für Normalversand.
  • Geben Sie in Schritt 2 den gewünschten Absender und Datei postmann2gls.out im Verzeichnis glsout an.
  • Dateiformat in Schritt 3: ASCII, variable Satzlänge.
  • Schritt 4 Trennzeichen: Semikolon (59)

Konfigurieren sie die Feldzuordnung in Schritt 4 wie folgt:

Feldname Zuweisung
ID-Nummer 1
Absendernummer 2
Kundennummer 4
Name 1 5
Name 2 6
Name 3 7
Straße 8
Länderkennzeichen 9
Postleitzahl 10
Ort 11
Gewicht 12
Produktart 13
Paketanzahl 14
Betrag 15
Verwendungszweck 16
Absenderadress-ID 3
Telefonnummer 17
Empfangsberechtigter 18
Referenznummer 19
Zusatztext 1 20
Zusatztext 2 21
E-Mail 22

Postmann GLS Importassistent 4

Zusatztextfelder können mit der + Taste hinzugefügt werden.

Konfiguration Datenrückgabe

Die Datenrückgabe von GLS Gepart Connect erfolgt über den Rückmeldeassistenten und muss einmalig konfiguriert werden.

Der Datenaustausch erfolgt über die Datei rueck.txt im Verzeichnis glsin. Sie können auch eine andere Datei wählen, tragen Sie diese dann in der Konfigurationsdatei unter rueckgabedatei und entsprechend in GLS Gepard Connect ein. Zur Einrichtung ist es hilfreich, die im Installationspaket enthaltene Datei rueckKey.ini in das Verzeichnis glsin zu kopieren.

In GLS Gepard Connect starten Sie den Rückmeldeassistenten im Menü Dienstprogramme. Starten Sie den Assistenten für Normalversand.

  • Geben Sie in Schritt 1 die Datei rueck.txt im Verzeichnis glsin ein.
  • Wählen Sie in Schritt 2 das Datenformat ASCII, variable Satzlänge und Neue Daten an Datei anfügen, bestehende aktualisieren.
  • Konfigurieren Sie den Dateiaufbau in Schritt 4 und fügen Sie folgende Felder in dieser Reihenfolge auf der rechten Seite ein:
    • KDPAKET:ID_NR
    • KDPAKET:KUND_NR
    • KDPAKET:PAKETNR
    • KDPAKET:SRS_PAKETNUMMERN
    • ABSENDER:ABS_NR
    • KDPAKET:GEWICHT
    • KDPAKET:PRODUKT
    • KDPAKET:CS_BETRAG
  • Wählen Sie in Schritt 5 keine Sortierung
  • lassen Sie in Schritt 6 alle Felder leer.
  • Wählen Sie in Schritt 7 den Semikolon als Trennzeichen (59), die Länge bei allen Feldern 0 und keine Format.

Postmann GLS Rückmelde Feldzuweisung

Diese Definition wird in der Datei rueckKey.ini Verzeichnis gslin gespeichert. Diese Datei darf nicht gelöscht werden! Falls doch, müssen Sie die Rückmeldeassistenten neu ausführen.

Konfiguration Gepard Connect

In GLS Gepart Connect müssen Sie folgende Einstellungen hinterlegen. Den Dialog dazu finden Sie im Menü Dienstprogramme unter Systemeinstellungen.

  • Importsteuerung
    • Import alle 2 Sekunden
    • Zusätzlicher Import, wenn Auftrag bereits abgearbeitet
    • Fehlerhafte Datensätze importieren
  • Paketabwicklung
    • Paketabfertigung einschalten
    • Automatische Paketabwicklung
    • Benutzereingriff aus!
    • Alternativabsender aktivieren
  • Verzeichnisse
    • Rückmeldedatei Online aktivieren

Postmann GLS Importsteuerung Postmann GLS Paketabwicklung Postmann GLS Verzeichnisse

Inbetriebnahme

Zum Testen führen Sie am Besten zunächst einen Tagesabschluss durch. So finden Sie nach Ihrem Test leicht alle Testpakete heraus, die Sie selbstverständlich stornieren müssen.

Starten Sie den Postmann und wechseln Sie auf den Reiter Postmann. Im Statusfenster sollte „Beleg scannen“ auftauchen. Wenn nicht, beheben Sie die entsprechende Fehlermeldung.

Der Cursor befindet sich im unteren Eingabefeld und kann von dort nicht weg bewegt werden. Zum Testen werden werden die Befehlscodes des Barcodescanners per Tastatur eingegeben. Verwenden Sie zum Testen eine beliebige Rechnung aus Ihrem Manager, merken Sie sich die Vorgangsnummer, z.B. 200102. Tippen sie in die untere Eingabezeile re. (auch den Punkt!) gefolgt von der Rechnungsnummer (z.B. re.200102) ein und Bestätigen mit der Eingabetaste. Der Beleg sollte geladen werden und die wichtigsten Daten erscheinen. Vergleichen Sie die geladenen Daten mit Ihrer Rechnung. Nach 10 Sekunden sollten die Daten wieder verschwinden und Beleg scannen angezeigt werden.

Laden Sie den Beleg nochmals wie eben. Tippen Sie nun la.g um die Lieferart G auszuwählen. Tippen sie nun „send.“. Es wird nun die Ausgabedatei erzeugt und auf eine Verarbeitung von Gepard Connect gewartet. Im Stausfenster zählt nun ein Countdown herunter, der nach ca. 15 Sekunden mit einem Timeout abbrechen sollte. Starten Sie nun GLS Gepard Connect und aktivieren Sie im Normalversand (Strg-N) die Automatische Paketabwicklung (F10). Es sollte vorerst nichts weiter passieren. Sollte dies nicht möglich sein, prüfen Sie die Einstellungen von oben oder kontaktieren Sie GLS.

Lassen Sie Gepard Connect so stehen und wechseln Sie zum Postmann und verfahren Sie nochmals wie oben beschrieben. Statt mit einem Timeout abzubrechen sollte nach einigen Sekunden OK mit einer Sendungsnummer erscheinen. Sollte kein Aufkleber gedruckt werden, prüfen Sie, ob Gepard Connect eine Fehlermeldung anzeigt. Wenn ja, beheben Sie den Fehler. Prüfen Sie auch, ob im Fenster Normalversand die Daten der Sendung (Empfänger, etc.) angezeigt werden.

Testen Sie so verschiedene Rechnungen und Lieferscheine.

Stornieren Sie zum Abschluss des Tests alle Testpakete in Gepard Connect und entfernen Sie die Sendungsnummern aus den verwendeten Vorgängen.

Produkte / Lieferarten

GLS stellt folgende Produkte zur Verfügung, die Postmann als Lieferarten unterstützt. Postmann erkennt die Texte sowie die Codes. Verwenden Sie im AFS für die Lieferart die Texte, so findet Postmann automatisch das richtige Produkt.

G GLS Gewerbe
G24 GLS Guarantee24
T GLS Termin
T8  GLS Termin 8
T9 GLS Termin 9
T10 GLS Termin 10
TE GLS Termin E
TN  GLS Termin N
TS1 GLS Termin S1
TSE GLS Termin SE

intelligenSE AFS Fontupdate

Der AFS Manager verwendet an verschiedenen Stellen RTF-Formatierte Texte und speichert diese in der Datenbank. Fontupdate kann die Formatierung dieser Texte ändern und vereinheitlichen. So können Sie mit einem Klick alle Artikeltexte, Adresskommentare, Auftrags- und Positionstexte an Ihr neues CI anpassen. Oder Sie entfernen alle Formatierungen und überlassen dem Formular die korrekte Darstellung. Keine Formatierungen zu haben ist auch sehr Hilfreich, wenn Sie mit externer Software direkt auf die Datenbank zugreifen wollen.

Fontupdate
  • Adresse: Bemerkung, Notiz
  • Artikel: Langtext 1-5, Werbetext 1-5, Bemerkung
  • Vorgang: Bemerkung 1 und 2, Zusatz 1-3, Hinweis, Hinweis beim Fortführen
  • Positionen: Zusatztext 1 und 2, Bemerkung
  • Formatierung entfernen
  • Schriftart ändern
  • Schriftgrösse ändern
  • Schriftattribute (Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen) ändern
  • Schriftfarbe ändern

Sie können das Programm einmalig manuell ausführen oder automatisch regelmässig arbeiten lassen. Für einen ersten Eindruck können Sie sich eine Demoversion herunterladen. Diese ist vollständig einsetzbar, verarbeitet allerdings nur 9 zufällige Adressen, Artikel, Vorgänge und Positionen. Um die Vollversion zu erwerben, köntaktieren Sie mich bitte.

Selbstverständlich realisieren wir auch Ihre Sonderwünsche. Sprechen Sie uns an!

Konfiguration

Die Konfiguration enthält folgende Optionen, die auch über die Oberfläche konfiguriert werden können.

adresse=1 
artikel=1
vorgang=1
position=1

Aktiviert oder deaktiviert die Verarbeitung für Adressen, Artikel, Vorgänge und Postionen

adressfilter=
artikelfilter=
vorgangfilter=and year(vorgangsdatum)=2015
positionfilter=and year(vorgangsdatum)=2015

Definiert einen Filter, welche Adressen/Artikel/Vorgänge/Positionen verarbeitet werden sollen.

delete=1 

Aktiviert oder deaktiviert das vollständige Entfernen der Formatierung

fontname=Comic Sans MS
fontsize=10
fontcolor=32768
fontbold=0
fontitalic=0
fontunderline=0
fontstrikeout=0

Definiert die zu verwendende Schriftart

updfont=1
updsize=1
updcolor=1
updattrib=1

Definiert, welche Formatierung an den Textfeldern verändert werden soll.