Intelligente Eingabewerte in COSMiC

Nicht immer ist beim Suchen, Filtern oder in Berichten ein fester Wert sinnvoll. Cosmic bietet intelligente Eingabewerte, die vom System bei Bedarf umgesezt werden.

im Zuge der Internationalisierung werden auch englische Kürzel eingeführt.

Datum

Bei Datumsfeldern kann automatisch das aktuelle Datum und/oder Zeit eingesetzt werden und basierend darauf gerechnet werden.

  • heute / today

Setzt das aktuelle Datum ohne Zeitanteil ein, z.B. 30.07.2014

  • heute -2 Monate / today -2 month

Rechnet von heute die angegebene Anzahl von Monaten vor oder zurück. Es sind positive und negative Werte erlaubt, allerdings immer mit Vorzeichen + oder -. Auch bei einem Monat muss 1 Monate geschrieben werden. Es wird jeweils das reine Datum ohne Zeitanteil verwendet.

  • heute -14 Tage / today -14 days

Rechnet von heute die angegebene Anzahl von Tagen vor oder zurück. Es sind positive und negative Werte erlaubt, allerdings immer mit Vorzeichen + oder -. Auch bei einem Tag muss 1 Tage geschrieben werden. Es wird jeweils das reine Datum ohne Zeitanteil verwendet.

  • jetzt / now

Setzt das aktuelle Datum und Zeit ein, z.B. 30.07.2014 14:25

  • jetzt -6 Stunden / now -6 hours

Rechnet von heute die angegebene Anzahl von Stunden vor oder zurück. Es sind positive und negative Werte erlaubt, allerdings immer mit Vorzeichen + oder -. Auch bei einer Stunde muss 1 Stunden geschrieben werden. Es wird immer sekundengenau gerechnet. Neben Stunden sind wie oben auch Tage und Monate möglich.

  • wochenbeginn

Rechnet von heute aus zurück auf den letzten vergangenen Montag, 0:00 Uhr.

  • wochenende

Rechnet von heute aus auf den nächsten Montag, 0:00 Uhr.

Benutzer

  • ich / me

mit dem Schlüssewort wird der Vor- und Nachname des aktuell angmeldeten Benutzers eingefügt. Das Feld darf nur die drei Buchstaben enthalten, sonst nichts.

Auswahlwerte

  • ersterwert

verwendet in einem Auswahlfeld den ersten Wert der Auswahlliste.

  • letzterwert

verwendet in einem Auswahlfeld den letzten Wert der Auswahlliste.

Verwendung

Die Schlüsselwörter können an verschieden Stellen, wo Daten an die Datenbank übergeben werden verwendet werden.

  • in Bedingungen von Berichten
  • in Eingabewerten von Berichten
  • in Textfeldern in den Partnerdetails (auch als Sonstiges)
  • in den Vorgabewerten eines Felds
  • in den Suchfeldern der Detailsuche oder Volltextsuche

COSMiC Felder

Die Felder bilden das Grundgerüst der Partnerdatenbank. Felder sind in jeder Installation flexibel definierbar.

Die Definition der Felder ist von den #Inhalten getrennt, sodass jederzeit Felder hinzugefügt oder geändert werden können ohne das Daten verloren gehen.

Über die normalen Datentypen hinaus gibt es zusätzliche #Feldtypen mit besonderen Funktionen oder Eigenschaften.

Name

Der Name des Feldes muss innerhalb der Datenbank eindeutig sein und ist frei definierbar. Es sind 100 Zeichen für den Feldnamen erlaubt, allerdings sollten zwecks Darstellung nur 20-30 Zeichen verwendet werden.

Neben dem eindeutigen Namen erhält jedes Feld vom System eine eindeutige ID. Diese wird automatisch vergeben und ist nicht änderbar. Der Name kann jederzeit geändert werden. Cosmic verweist generell immer auf die ID des Feldes, sodass eine Namensänderung keine Auswirkung auf z.B. Inhalte, Berichte, Rechte, Regeln, Konfigurationen hat.

Feldtypen

Es gibt verschiedene Datentypen für Felder, welche sowohl den Inhalt als auch die Darstellung und Eingabemöglichkeiten steuern. Die zur Verfügung stehenden Feldtypen können je nach Anforderungen erweitert werden.

Text

normales Text Eingabefeld für einen kurzen Text bis ca. 200 Zeichen. Es können zwar beliebig lange Texte gespeichert werden, allerdings ist die Darstellung in einem einzeiligen kurzen Textfeld ungeeignet. Mit einer Zahl bei Auswahlmöglichkeiten kann die Länge der eingebbaren Zeichen eingeschränkt werden, allerdings wirkt sich das nur auf die Darstellung und nicht auf die tatsächliche Speicherkapazität des Felds aus.

Memo

Memo ist wie Text, nur dass mehrere Zeilen und Zeilenumbrüche erlaubt sind.

Zahl

Zahl speichert eine numerische Zahl beliebiger Genauigkeit. Erlaubt sind Ziffern, ein Vorzeichen sowie das Komma als Dezimaltrennzeichen.

Euro

Euro ist weitgehendst Identisch mit Zahl, allerdings kann in der Spalte Auswahl eine Einheit für die Zahl stehen, welche in der Anwendung dargestellt wird.

Datum

Datum enthält ein Datum mit Zeitwert. Die Formatierung ist immer yyyy-mm-dd hh:nn:ss, also das vierstellige Jahr, zweistelliger Monat, zweistelliger Tag, zweistellige Stunde, zweistellige Minute und zweistellige Sekunde. Ist ein ungültiges Datum enthalten, wird dies zur Anzeige in der Anwendung versucht zu korrigieren und beim Speichern korrekt eingetragen.

Ja/Nein (Boolean)

Boolean speichert einen Ja-Nein-Wert. Content enthält eine 1 oder 0, wobei ein leerer Wert oder fehlender Datensatz als Nein angesehen wird und jeder andere Wert als Ja. Gespeichert wird aber immer eine 1, 0 oder der Datensatz wird gelöscht.

Auswahlfeld Mehrfachnennung

Check speichert eine Liste von Werten, die aus einer Liste von Werten ausgewählt wurden. Die möglichen Werte sind in Auswahl zeilenweise gespeichert. Content enthält die ausgewählten Werte zeilenweise.

Auswahlfeld Einfachnennung

Radio speichert einen Wert, der aus einer Liste von Werten ausgewählt wurde. Die möglichen Werte sind in Auswahl zeilenweise gespeichert. Content enthält den ausgewählten Wert aus der Liste.

Auswahlfeld … und Sonstiges

CheckSonst und RadioSonst sind identisch mit Check und Radio, können allerdings zusätzlich auch einen freien Eintrag enthalten. Dies kann allerdings auch bei Check und Radio der Fall sein, die Darstellung und Behandlung der zusätzlichen Zeilen in der Anwendung unterscheidet sich aber.

Verweis auf Partner

Partner speichert einen Verweis auf einen Partner. Gespeichert wird die ID aus Kunde.

Telefonnummer / E-Mail / URL

URL, eMail, Tel enthalten Texte, die in Anwendung formatiert dargestellt werden. Es können zwar beliebige Daten enthalten sein, die Anwendung stellt diese auch dar, aber speichert nur gültige URL, eMail und Telefonnummern.

Kategorie und Position

Mit der Kategorie und Position wird die Darstellung in den Partnerdetails festgelegt. Die Kategorie gibt an, welcher Karteireiter/Tab verwendet wird, X und Y die Pixelgenaue Position von der oberen linken Ecke ausgesehen.

Die Feldverwaltung stellt ein möglichst genaues Abbild der Partnerdetails dar. Hier kann jedes Feld per Drag&Drop in den Kategorien verschoben und innerhalb der Kategorie positioniert werden. Bei der Positionierung per Drag&Drop wird ein Raster von 10 Pixeln eingehalten, die manuelle Eingabe von X und Y ermöglicht jeden Wert.

Bei der Anlage einer Kategorie, wird angegeben, ob es sich um eine Kategorie oder Untertabelle handelt. Untertabellen werden in den Partnerdetails als Tabelle dargestellt. Die Spaltenreihenfolge wird aus der X, danach aus der Y-Position bestimmt, also von oben nach unten und links nach rechts. Außerdem kann in der Tabellenansicht sich jeder Benutzer die Spalten je nach Wunsch ein- und ausblenden.

Vorgabewerte

Jedes Feld kann einen Vorgabewert enthalten, welcher eingesetzt wird, wenn ein neuer Datensatz in der Untertabelle oder ein neuer Partner angelegt wird.

Bei einer Untertabelle wird der Vorgabewert in das Feld eingesetzt anstatt es leer zu lassen. Der Benutzer kann das Felder während der Bearbeitung noch ändern und leeren. Beim Speichern wird der dann im Feld eingetragene Wert unabhängig vom Vorgabewert gespeichert. Hat der Benutzer kein Schreibrecht auf das Feld, so wird auch der Vorgabewert nicht gespeichert.

Als Vorgabewert kann jede beliebige Zeichenfolge verwendet werden. Abhängig vom Feldtyp kann dieser allerdings noch umgewandelt oder nicht korrekt dargestellt werden. Wird z.B versucht, ein Text in ein Zahl oder Datumsfeld vorzugeben, wird dieser, soweit möglich in eine Zahl/Datum konvertiert. Es können auch intelligente Eingabewerte verwendet werden, solange diese zum entsprechenden Feldtyp passen.

Beschreibung

Der Beschreibungstext kann Anweisungen zum Ausfüllen des Felds enthalten. Der enthaltene Text wird, sofern vorhanden im Tooltip eines Felds in den Partnerdetails angezeigt.

Inhalte

Die Inhalte jedes Felds werden getrennt von der Definition des Felds gespeichert. Das bedeutet, dass wenn sich die Definition des Felds ändert die (noch) keine Auswirkungen auf die Inhalte hat.

Ist ein bestimmter Eingabewert, wie auch immer, in die Datenbank gelangt, bleibt dieser dort unverändert bis zur nächsten Änderung gespeichert unabhängig davon, was die Definition des Felds aussagt. Die Definition des Felds stellt lediglich sicher, dass der Feldinhalt (in den Partnerdetails) entsprechend dargestellt wird. Dazu kann es nötig sein, den Wert zu verändern, konvertieren, abzuschneiden, zu erweitern oder gar zu löschen. Dies geschieht in dem Moment nur für die Anzeige. In der Datenbank wird der Inhalt erst geändert, wenn ein Speichervorgang ausgelöst wird, der einen anderen Inhalt vorsieht.

Manche Feldtypen behandeln ungültige Daten die verloren gehen könnten:

  • bei Auswahlfeldern mit Sonstiges werden Daten, die nicht nicht einem Auswahlwert zuzuordnen sind, im Sonstiges-Abschnitt untergebracht.
  • bei Auswahlfeldern ohne Sonstiges werden Daten, die nicht einem Auswahlwert zugeordnet werden können, als ein eigener Auswahlwert hinzugefügt und dargestellt
  • Textfelder und Memofelder können beliebige Daten enthalten, daher ist ein Datenverlust auszuschließen.

Manche Feldtypen erzeugen mit hoher Wahrscheinlichkeit einen Datenverlust:

  • Ein Zahlfeld kann nur ein Zahl enthalten. Texte und Buchstaben werden verloren gehen. Allerdings wird ein Wert sehr Tolerant in eine Zahl umgewandelt.
  • Ein Euro Feld darf genauso wie ein Zahlfeld nur eine Zahl enthalten, sogar mit der Beschränkung auf zwei Nachkommastellen. Währungssymbole werden allerdings toleriert.
  • bei Ja/Nein Feldern wird jeder Wert abweichend von „0“, „nein“, „false“, „no“ und leer als „ja“ erkannt.
  • Eine Telefonnummer kann nur aus Ziffern und Leerzeichen bestehen. Alles andere wird ignoriert. Eine Telefonnummer wird aber um eine Landesvorwahl ergänzt, anhand einer Vorwahl-liste validiert und formatiert.

COSMiC Datenstruktur

Die Partnerdaten in COSMiC sind auf verschiedene Datentabellen verteilt. Dies ist nötig, damit die Partnerdatenbank einfach und unkompliziert vom Benutzer erweitert werden kann.

Zentral ist die Tabelle Kunde, welche die eindeutige Partner ID und die Stammdaten enthält. Die zusätzlichen Datenfelder enthält die Tabelle DataFeld. Dort wird Name, Darstellung und Dateninhalt konfiguriert. Die eigentlichen Daten befinden sich in DataDetail, ein Datensatz für jeden Partner und jedes Feld. Für die Untertabellen sind die beiden Tabellen SubFeld und SubDetail zuständig, welche weitgehenst identisch mit den Data-Tabellen sind.

Partner

Die Tabelle Kunde enthält für jeden Partner einen Datensatz.

Die ID wird automatisch von der Datenbank vergeben und primäre Identifikation des Partners.

Die KDNR ist eine sekundäre Identifikation. Sie wird vom Benutzer vergeben, die Datenbank stellt allerdings deren Eindeutigkeit sicher.

Die Felder Firma, Str, Land, PLZ, Ort, Tel enthalten die grundlegenden Stammdaten. Die genaue Formatierung übernimmt die Anwendung und entspricht denen der Felder.

Felder

Die Tabelle DataFeld enthält die Definition der zusätzlichen Felder.

Jedes Feld ist über seine ID eindeutig identifiziert. Die ID wird automatisch von der Datenbank vergeben. Name und Beschreibung sind Name und Beschreibung des Felds; sie werden primär für die Darstellung in der Anwendung verwendet. Die Spalte Typ gibt zusammen mit Auswahl an, welche Daten im Feld gespeichert werden und wie. Kategorie, PosX, PosY sind für die Darstellung in den Partnerdetails (Karteireiter und Position) verantwortlich.

Die Tabelle DataDetail enthält die eigentlichen Daten zu jedem Feld und jedem Partner. Über die Spalte Referenz wird der Bezug zum Partner hergestellt, sie enthält die eindeutige ID des Partners aus der Tabelle Kunde. Die Spalte Feld stellt die Verbindung zum Feld her, sie enthält die ID aus DataFeld. Die Spalte Content enthält die eigentlichen Daten, die Formatierung ist abhängig vom Feldtyp.

Es muss nicht immer für jedes Feld/Partner ein Datensatz in DataFeld existieren. Wenn kein Datensatz vorliegt, liegen auch keine Daten vor. Es sind aber Datensätze mit leerem content erlaubt.

Untertabellen

Untertabellen sind weitgehendst identisch mit den Feldertabellen aufgebaut.

Die Spalte Kategorie in SubFeld enthält hier den Namen der Untertabelle und stellt damit die Zusammengehörigkeit von Feldern zu einer gedachten Untertabelle her.

Die Spalte Nummer in SubDetail enthält die ID eines Untertabellendatensatzes und fügt somit die Daten zu einer Zeile in der Untertabelle zusammen. Die Nummer ist nur innerhalb einer Untertabelle (Kategorie aus SubFeld) und eines Partners (Referenz in SubDetail) eindeutig.

Feldtypen

Jedes Feld hat einen Typ, welcher durch die Anwendung verwaltet wird. Die Art des Typs bestimmt die Spalte Typ, zusammen mit Auswahl aus den Tabellen DataFeld und SubFeld. Der Typ hat Einfluss darauf, wie die Inhalte in content in den Tabellen DataDetail und SubDetail gespeichert sind.

Anmerkungen

Alle Tabellen enthalten eine ID, welche von der Datenbank vergeben wird und eindeutig ist.

Alle Tabellen enthalten eine Spalte Timestamp, welche die Datenbank aktualisiert. Sie enthält immer das Datum, wann dieser Datensatz das letzte mal geändert wurde.

Alle Tabellen und Feldnamen sind grundsätzlich kleingeschrieben, unabhängig von der Schreibung in dieser Dokumentation.

Tabellennamen können zwischen den Installationen abweichen.

Nicht beschriebene Felder sind obsolet oder nur zur Abwärtskompatibilität vorhanden.

Dieses Dokument stellt den Entwicklungsstand vom 25.07.2016 dar.

Postmann und GLS Gepard Connect

Gepard Connect nennt sich die Windows-Software von GLS, mit dem Sie Sendungen vorbereiten und anmelden können.

Postmann nutzt die Automatische Paketabwicklung beim Normalversand von Gepard Connect. Diese Schnittstelle ist in den Versionen 1.25.0.0 vorhanden und mit Postmann GLS getestet.

GLS bietet für Gepard Connect einen Installationsservice an, den Sie nutzen sollten.

Sollten Sie mit Gepard Connect nicht klar kommen oder Fragen haben, erreichen Sie die technische Hotline von GLS unter 0180 5252700. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir zu Gepard Connect keinen Support bieten können.

Automatische Paketabwicklung

Bei GLS wird die Automatische Paketabwicklung von Gepard Connect verwendet.

Die Automatische Paketabwicklung wird im Fenster Normalversand (Strg-N) mit F10 gestartet. Sollte der Button deaktiviert sein, prüfen Sie bitte die GLS Konfiguration. Es gibt in den Systemeinstellungen unter Lokal – Paketabwicklung eine Option, die die automatische Paketabwicklung an- und ausschalten kann.

Die automatische Paketabwicklung prüft in regelmässigen Abständen, ob die Import-Datei existiert und verarbeitet diese. Eine Fehlermeldung wird als Popup angezeigt.

Postmann GLS Automatische Paketabwicklung Postmann GLS Offene Sendungen Postmann GLS Sendung Normalversand

Konfiguration Datenübergabe

Die Datenübergabe an GLS Gepart Connect erfolgt über die automatische Paketabwicklung. Die Schnittstelle muss einmalig konfiguriert werden.

Starten Sie den Postmann und prüfen Sie die Lizenzinformationen und Datenbankverbindung. Wechseln Sie in den Reiter Konfiguration. Aktivieren Sie im Abschnitt gls die Schnittstelle mit aktiv=1. Tragen Sie unter versender die ID ein, die Sie in den Stammdaten von Gepard Connect für für Ihre Firma verwendet haben. Wechseln Sie auf den Reiter Postmann.

Der Datenaustausch erfolgt über die Datei postmann2gls.out im Verzeichnis glsout. Sie können auch eine andere Datei wählen, tragen Sie diese dann in der Konfigurationsdatei unter ausgabedatei und entsprechend in GLS Gepard Connect ein. Zur Einrichtung ist es hilfreich, die im Installationspaket enthaltene Datei postmann2gls.out in das Verzeichnis glsout zu kopieren.

In GLS Gepard Connect starten Sie den Importassistenten im Menü Dienstprogramme. Wählen Sie Neuanlage.

  • Wählen Sie im Schritt 1 Auftragsdaten für Normalversand.
  • Geben Sie in Schritt 2 den gewünschten Absender und Datei postmann2gls.out im Verzeichnis glsout an.
  • Dateiformat in Schritt 3: ASCII, variable Satzlänge.
  • Schritt 4 Trennzeichen: Semikolon (59)

Konfigurieren sie die Feldzuordnung in Schritt 4 wie folgt:

FeldnameZuweisung
ID-Nummer1
Absendernummer2
Kundennummer4
Name 15
Name 26
Name 37
Straße8
Länderkennzeichen9
Postleitzahl10
Ort11
Gewicht12
Produktart13
Paketanzahl14
Betrag15
Verwendungszweck16
Absenderadress-ID3
Telefonnummer17
Empfangsberechtigter18
Referenznummer19
Zusatztext 120
Zusatztext 221
E-Mail22

Postmann GLS Importassistent 4

Zusatztextfelder können mit der + Taste hinzugefügt werden.

Konfiguration Datenrückgabe

Die Datenrückgabe von GLS Gepart Connect erfolgt über den Rückmeldeassistenten und muss einmalig konfiguriert werden.

Der Datenaustausch erfolgt über die Datei rueck.txt im Verzeichnis glsin. Sie können auch eine andere Datei wählen, tragen Sie diese dann in der Konfigurationsdatei unter rueckgabedatei und entsprechend in GLS Gepard Connect ein. Zur Einrichtung ist es hilfreich, die im Installationspaket enthaltene Datei rueckKey.ini in das Verzeichnis glsin zu kopieren.

In GLS Gepard Connect starten Sie den Rückmeldeassistenten im Menü Dienstprogramme. Starten Sie den Assistenten für Normalversand.

  • Geben Sie in Schritt 1 die Datei rueck.txt im Verzeichnis glsin ein.
  • Wählen Sie in Schritt 2 das Datenformat ASCII, variable Satzlänge und Neue Daten an Datei anfügen, bestehende aktualisieren.
  • Konfigurieren Sie den Dateiaufbau in Schritt 4 und fügen Sie folgende Felder in dieser Reihenfolge auf der rechten Seite ein:
    • KDPAKET:ID_NR
    • KDPAKET:KUND_NR
    • KDPAKET:PAKETNR
    • KDPAKET:SRS_PAKETNUMMERN
    • ABSENDER:ABS_NR
    • KDPAKET:GEWICHT
    • KDPAKET:PRODUKT
    • KDPAKET:CS_BETRAG
  • Wählen Sie in Schritt 5 keine Sortierung
  • lassen Sie in Schritt 6 alle Felder leer.
  • Wählen Sie in Schritt 7 den Semikolon als Trennzeichen (59), die Länge bei allen Feldern 0 und keine Format.

Postmann GLS Rückmelde Feldzuweisung

Diese Definition wird in der Datei rueckKey.ini Verzeichnis gslin gespeichert. Diese Datei darf nicht gelöscht werden! Falls doch, müssen Sie die Rückmeldeassistenten neu ausführen.

Konfiguration Gepard Connect

In GLS Gepart Connect müssen Sie folgende Einstellungen hinterlegen. Den Dialog dazu finden Sie im Menü Dienstprogramme unter Systemeinstellungen.

  • Importsteuerung
    • Import alle 2 Sekunden
    • Zusätzlicher Import, wenn Auftrag bereits abgearbeitet
    • Fehlerhafte Datensätze importieren
  • Paketabwicklung
    • Paketabfertigung einschalten
    • Automatische Paketabwicklung
    • Benutzereingriff aus!
    • Alternativabsender aktivieren
  • Verzeichnisse
    • Rückmeldedatei Online aktivieren

Postmann GLS Importsteuerung Postmann GLS Paketabwicklung Postmann GLS Verzeichnisse

Inbetriebnahme

Zum Testen führen Sie am Besten zunächst einen Tagesabschluss durch. So finden Sie nach Ihrem Test leicht alle Testpakete heraus, die Sie selbstverständlich stornieren müssen.

Starten Sie den Postmann und wechseln Sie auf den Reiter Postmann. Im Statusfenster sollte „Beleg scannen“ auftauchen. Wenn nicht, beheben Sie die entsprechende Fehlermeldung.

Der Cursor befindet sich im unteren Eingabefeld und kann von dort nicht weg bewegt werden. Zum Testen werden werden die Befehlscodes des Barcodescanners per Tastatur eingegeben. Verwenden Sie zum Testen eine beliebige Rechnung aus Ihrem Manager, merken Sie sich die Vorgangsnummer, z.B. 200102. Tippen sie in die untere Eingabezeile re. (auch den Punkt!) gefolgt von der Rechnungsnummer (z.B. re.200102) ein und Bestätigen mit der Eingabetaste. Der Beleg sollte geladen werden und die wichtigsten Daten erscheinen. Vergleichen Sie die geladenen Daten mit Ihrer Rechnung. Nach 10 Sekunden sollten die Daten wieder verschwinden und Beleg scannen angezeigt werden.

Laden Sie den Beleg nochmals wie eben. Tippen Sie nun la.g um die Lieferart G auszuwählen. Tippen sie nun „send.“. Es wird nun die Ausgabedatei erzeugt und auf eine Verarbeitung von Gepard Connect gewartet. Im Stausfenster zählt nun ein Countdown herunter, der nach ca. 15 Sekunden mit einem Timeout abbrechen sollte. Starten Sie nun GLS Gepard Connect und aktivieren Sie im Normalversand (Strg-N) die Automatische Paketabwicklung (F10). Es sollte vorerst nichts weiter passieren. Sollte dies nicht möglich sein, prüfen Sie die Einstellungen von oben oder kontaktieren Sie GLS.

Lassen Sie Gepard Connect so stehen und wechseln Sie zum Postmann und verfahren Sie nochmals wie oben beschrieben. Statt mit einem Timeout abzubrechen sollte nach einigen Sekunden OK mit einer Sendungsnummer erscheinen. Sollte kein Aufkleber gedruckt werden, prüfen Sie, ob Gepard Connect eine Fehlermeldung anzeigt. Wenn ja, beheben Sie den Fehler. Prüfen Sie auch, ob im Fenster Normalversand die Daten der Sendung (Empfänger, etc.) angezeigt werden.

Testen Sie so verschiedene Rechnungen und Lieferscheine.

Stornieren Sie zum Abschluss des Tests alle Testpakete in Gepard Connect und entfernen Sie die Sendungsnummern aus den verwendeten Vorgängen.

Produkte / Lieferarten

GLS stellt folgende Produkte zur Verfügung, die Postmann als Lieferarten unterstützt. Postmann erkennt die Texte sowie die Codes. Verwenden Sie im AFS für die Lieferart die Texte, so findet Postmann automatisch das richtige Produkt.

GGLS Gewerbe
G24GLS Guarantee24
TGLS Termin
T8 GLS Termin 8
T9GLS Termin 9
T10GLS Termin 10
TEGLS Termin E
TN GLS Termin N
TS1GLS Termin S1
TSEGLS Termin SE

intelligenSE AFS Fontupdate

Der AFS Manager verwendet an verschiedenen Stellen RTF-Formatierte Texte und speichert diese in der Datenbank. Fontupdate kann die Formatierung dieser Texte ändern und vereinheitlichen. So können Sie mit einem Klick alle Artikeltexte, Adresskommentare, Auftrags- und Positionstexte an Ihr neues CI anpassen. Oder Sie entfernen alle Formatierungen und überlassen dem Formular die korrekte Darstellung. Keine Formatierungen zu haben ist auch sehr Hilfreich, wenn Sie mit externer Software direkt auf die Datenbank zugreifen wollen.

Fontupdate
  • Adresse: Bemerkung, Notiz
  • Artikel: Langtext 1-5, Werbetext 1-5, Bemerkung
  • Vorgang: Bemerkung 1 und 2, Zusatz 1-3, Hinweis, Hinweis beim Fortführen
  • Positionen: Zusatztext 1 und 2, Bemerkung
  • Formatierung entfernen
  • Schriftart ändern
  • Schriftgrösse ändern
  • Schriftattribute (Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen) ändern
  • Schriftfarbe ändern

Sie können das Programm einmalig manuell ausführen oder automatisch regelmässig arbeiten lassen. Für einen ersten Eindruck können Sie sich eine Demoversion herunterladen. Diese ist vollständig einsetzbar, verarbeitet allerdings nur 9 zufällige Adressen, Artikel, Vorgänge und Positionen. Um die Vollversion zu erwerben, köntaktieren Sie mich bitte.

Selbstverständlich realisieren wir auch Ihre Sonderwünsche. Sprechen Sie uns an!

Konfiguration

Die Konfiguration enthält folgende Optionen, die auch über die Oberfläche konfiguriert werden können.

adresse=1 
artikel=1
vorgang=1
position=1

Aktiviert oder deaktiviert die Verarbeitung für Adressen, Artikel, Vorgänge und Postionen

adressfilter=
artikelfilter=
vorgangfilter=and year(vorgangsdatum)=2015
positionfilter=and year(vorgangsdatum)=2015

Definiert einen Filter, welche Adressen/Artikel/Vorgänge/Positionen verarbeitet werden sollen.

delete=1 

Aktiviert oder deaktiviert das vollständige Entfernen der Formatierung

fontname=Comic Sans MS
fontsize=10
fontcolor=32768
fontbold=0
fontitalic=0
fontunderline=0
fontstrikeout=0

Definiert die zu verwendende Schriftart

updfont=1
updsize=1
updcolor=1
updattrib=1

Definiert, welche Formatierung an den Textfeldern verändert werden soll.

Postmann und DPD DELISprint

DELISprint nennt sich die Windows-Software von DPD, mit dem Sie Sendungen vorbereiten, anmelden und verwalten können.

DPD bietet für DELISprint einen Installationsservice an, den Sie nutzen sollten. Sie erreichen die technische Hotline von DPD unter 0180 6 373200. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir zu DELISprint keinen Support bieten können.

Schnittstelle

Postmann nutzt den Importservice von DELISprint zur Datenübertragung. Diese Schnittstellen sind ab Version 6 vorhanden. Der Importservice erwartet eine formatierte Textdatei im CSV-Format. Die Import-Datei wird von Postmann erstellt und von DELISprint gelesen, um die Sendungsnummer erweitert und verschoben. Sollte dies DELISprint nicht tun, entfernt Postmann die Datei und gibt eine Fehlermeldung aus.

Die Schnittstelle starten Sie in der Symbolleiste im Bereich Datenimport unter Importservice starten. Kontrollieren Sie vorher, ob unter Service konfigurieren die Importstruktur Postmann und die richtigen Verzeichnisse ausgewählt sind. Im eingestellten Zeitintervall wird die konfigurierte Datei abgefragt und die dort enthaltenen Daten importiert. Wurden die Daten korrekt importiert, so wird der Paketaufkleber gedruckt und die Sendung erscheint im Hauptbildschirm. Ist ein Fehler aufgetreten, so wird der Fehlerzähler unten rechts erhöht und die Sendung erscheint unter Fehlerhafte Aufträge.

postmann-dpd-importservice

Der Fehler wird nicht an den Postmann übermittelt. Postmann erhält nur die Information dass ein Fehler aufgetreten ist und meldet dies. Die Fehlermeldung finden Sie im DELISprint bei den Fehlerhaften Aufträgen. Beheben sie die Fehlerursache am Besten im AFS Manager und scannen Sie den Beleg erneut. Sie können die Sendung auch im DELISprint korrigieren und drucken, allerdings erhalten Sie dann keine Sendungsnummer im AFS.

Für die Rückgabe der Sendungsnummer benötigt DELISprint ein Verzeichnis in welche es formatierte Textdateien im CSV-Format schreibt. Postmann liest diese Dateien, verarbeitet diese und löscht diese. Sollte ein Fehler bei der Verarbeitung auftreten, schreibt Postmann in dieses Verzeichnis einen Error-Datei mit den originalen Daten und einer Fehlermeldung.

Datenübergabe konfigurieren

Aktivieren Sie in der Postmann Konfiguration DPD im Abschnitt [dpd]. Tragen Sie die Nummer des normalerweise zu benutzenden Absenders ein. Kontrollieren sie die Ausgabedatei (dpdout/postmann2dpd.out), Postmann legt dieses Verzeichnis an, wenn Sie den Postmann-Reiter betreten. Kopieren Sie die mitgelieferte Datei postmann2dpd.out in dieses Verzeichnis.

Öffnen Sie die Konfiguration der Importstruktur für Aufträge über das Hauptmenü im Bereich Datenimport. Legen Sie eine neue Konfiguration mit folgenden Inhalten an.

  • Name: Postmann
  • Inputformat: CSV
  • Encoding: ISO-8859-1
  • Quelle: wählen Sie die im Postmann unter [dpd] ausgabedatei konfigurierte Datei aus. (dpdout/postmann2dpd.out)
  • CSV Textbegrenzer / Feldbegrenzer: “ und ;
  • Headerzeilen: 1

postmann-dpd-importstruktur

Um die Feldzuordnung auszufüllen, wählen Sie den Button Automatisches Mapping. DELISprint sollte alle Felder korrekt zuordnen. Kontrollieren Sie die Zuweisung wie folgt:

DPD printDatenquelleRegelwerk
SHIPMENTTYPESHIPMENTTYPE
SHIPMENTIDSHIPMENTID
RNAME1RNAME1
RNAME2RNAME2
RCONTACTRCONTACT
RADDRESSREFRADDRESSREF
RSTREETRSTREET
RHOUSENORHOUSENO
RCOUNTRYRCOUNTRY
RSTATERSTATE
RPOSTALRPOSTAL
RCITYRCITY
RADDRESSINFORADDRESSINFO
RPHONERPHONE
RFAXRFAX
REMAILREMAIL
WEIGHTWEIGHT
LENGTHLENGTH
WIDTHWIDTH
HEIGHTHEIGHT
MPSCREF1MPSCREF1
MPSCREF2MPSCREF2
MPSCREF3MPSCREF3
MPSCREF4MPSCREF4
PARCELREF1PARCELREF1
PARCELREF2PARCELREF2
PARCELREF3PARCELREF3
PARCELREF4PARCELREF4
PARCELCOUNTPARCELCOUNT
DELIVERYDATEDELIVERYDATE
SCLIENTSCLIENT
SCOSTUNITSCOSTUNIT
SNAME1SNAME1
SNAME2SNAME2
SCONTACTSCONTACT
SSTREETSSTREET
SHOUSENOSHOUSENO
SCOUNTRYSCOUNTRY
SSTATESSTATE
SPOSTALSPOSTAL
SCITYSCITY
SADDRESSINFOSADDRESSINFO
SPHONESPHONE
SFAXSFAX
SEMAILSEMAIL
DP_STATUSDP_STATUS
DP_OUTPUTDP_OUTPUT
NCURRENCYNCURRENCY
NAMOUNTNAMOUNT
NPURPOSENPURPOSE
NINKASSONINKASSO
NBANKACCOUNTNBANKACCOUNT
MSGTYPE1MSGTYPE1
MSGVALUE1MSGVALUE1
MSGRULE1MSGRULE1
MSGLANG1MSGLANG1
MSGTYPE2MSGTYPE2
MSGVALUE2MSGVALUE2
MSGRULE2MSGRULE2
MSGLANG2MSGLANG2
MSGTYPE3MSGTYPE3
MSGVALUE3MSGVALUE3
MSGRULE3MSGRULE3
MSGLANG3MSGLANG3
MSGTYPE4MSGTYPE4
MSGVALUE4MSGVALUE4
MSGRULE4MSGRULE4
MSGLANG4MSGLANG4
MSGTYPE5MSGTYPE5
MSGVALUE5MSGVALUE5
MSGRULE5MSGRULE5
MSGLANG5MSGLANG5
DELIVERYDATEFROMDELIVERYDATEFROM

Speichern Sie alles und schließen den Dialog mit OK. Öffnen Sie im selben Menü Einstellungen für den Importservice konfigurieren. Wählen Sie die eben erstellte Importstruktur Postmann aus und folgende weiter Einstellungen:

  • Importverzeichnis: wählen Sie das im Postmann unter [dpd] ausgabedatei konfigurierte Verzeichnis aus. (dhlout)
  • Importbedingung Semaphore berücksichten bleibt aus.
  • Intervall: 3
  • Importaktion: Aufträge importieren und Paketscheine drucken
  • Folgeaktion: Dateien verschieben und umbenennen (Zeitstempel)
  • Zielverzeichnis: wählen Sie das im Postmann unter [dpd] rueckgabeverzeichnis konfigurierte Verzeichnis aus. (dhlin)

postmann-dpd-service-konfigurieren

Speichern und Schließen Sie den Dialog.

Inbetriebnahme

Zum Testen führen Sie am Besten zunächst einen Tagesabschluss durch. So finden Sie nach Ihrem Test leicht alle Testpakete heraus, die Sie selbstverständlich stornieren müssen.

Starten Sie den Postmann und wechseln Sie auf den Postmann Reiter. Im Statusfenster sollte „Beleg scannen“ auftauchen. Wenn nicht, beheben Sie die entsprechende Fehlermeldung.

Der Cursor befindet sich im unteren Eingabefeld und kann von dort nicht weg bewegt werden. Zum Testen werden werden die Befehlscodes des Barcodescanners per Tastatur eingegeben. Verwenden Sie zum Testen eine beliebige Rechnung aus Ihrem Manager, merken Sie sich die Vorgangsnummer, z.B. 200102. Tippen sie in die untere Eingabezeile re. (auch den Punkt!) gefolgt von der Rechnungsnummer (z.B. re.200102) ein. Der Beleg sollte geladen werden und die wichtigsten Daten erscheinen. Vergleichen Sie die geladenen Daten mit Ihrer Rechnung. Nach 10 Sekunden sollten die Daten wieder verschwinden und Beleg scannen angezeigt werden.

Laden Sie den Beleg nochmals wie eben. Tippen Sie nun la.np um die Lieferart DPD Classic auszuwählen. Tippen sie nun „send.“. Es wird nun die Ausgabedatei erzeugt und auf eine Verarbeitung von DELISprint gewartet. Im Stausfenster zählt nun ein Countdown herunter, der nach ca. 15 Sekunden mit einem Timeout abbrechen sollte.

Starten Sie nun DELISprint und starten sie den Importservice in der Symbolleiste. Es sollte vorerst nichts weiter passieren. Lassen Sie DELISprint so stehen und wechseln Sie zum Postmann und verfahren Sie nochmals wie oben beschrieben. Statt mit einem Timeout abzubrechen sollte nach einigen Sekunden OK und die Sendungsnummer erscheinen.

Stornieren Sie zum Abschluss des Tests alle Testpakete in DELISprint und entfernen Sie die Sendungsnummern aus der verwendeten Rechnung.

Produkte / Lieferarten

NPDPD CLASSIC
MAILDPD Mail
E18DPD 18:00 / GUA
E12DPD 12:00
E10DPD 10:00
E830DPD 8:30
B2CRB2C Retoure
MAXDPD MAX
IE2DPD EXPRESS
SDDPD Same Day
PLDPD PARCEL Letter
SPDPD CLASSIC Small

Postmann Barcodes

Postmann kann komplett mit einem Barcodescanner bedient werden. Die dazu nötigen Barcodes finden Sie hier. Drucken Sie sich diese Seite am Besten aus und hängen Sie diese in der Nähe des Packplatzes auf.

Für weitere Barcodes steht im Internet unter http://www.barcodesinc.com/generator/index.php ein Barcode-Generator zur freien Verfügung. Welche Symbologie Ihr Scanner versteht, müssen Sie ausprobieren, wir haben die besten Erfahrungen mit dem Typ 128-B gemacht.

Barcode auf dem Beleg

Mit dem DTP-Formularen des Managers kann schnell und einfach ein Barcode für den Postmann auf dem Beleg ausgedruckt werden.

Öffnen Sie einen Vorgang (also Lieferschein, Rechnung oder Kommission), auf dem Sie den Barcode aufbringen möchten.

Öffnen Sie den Formulareditor, in dem Sie im Menü auf Vorgang –> Vorgangsausdruck Einstellungen –> Formular entwerfen klicken. Der DTP-Formulareditor öffnet sich.

Im Formulareditor wird das Formular geöffnet, das beim Drucken des Lieferscheins verwendet wird. Gehen Sie im Formulareditor auf den Menüpunkt Objekte –> Einfügen –> Barcode. Der jetzt können Sie einen Barcode auf Ihrem Beleg platzieren.

Klicken Sie auf den Bereich des Barcodes, damit sich das Fenster Barcode-Inhalt öffnet. Wählen Sie die mittlere Option „Formel“ aus und fügen diesen Inhalt ein:

Barcode("id*" + TBL_AUFTRAG.AUFTRAG, "Code 128")

Bestätigen Sie die Eingabe mit OK und speichern Sie den Beleg.

Senden

Postmann Barcodes
reset
Postmann Barcodes
senden

Gewicht

Postmann Barcodes
1
Postmann Barcodes
2
Postmann Barcodes
3
Postmann Barcodes
4
Postmann Barcodes
5
Postmann Barcodes
6
Postmann Barcodes
7
Postmann Barcodes
8
Postmann Barcodes
9
 Postmann Barcodes
0
Postmann Barcodes
C

Nachnahme

Postmann Barcodes
1
Postmann Barcodes
2
Postmann Barcodes
3
Postmann Barcodes
4
Postmann Barcodes
5
Postmann Barcodes
6
Postmann Barcodes
7
Postmann Barcodes
8
Postmann Barcodes
9
 Postmann Barcodes
0
Postmann Barcodes
C

Anzahl Pakete

Postmann Barcodes
Paket
Postmann Barcodes
Dokument
Postmann Barcodes
C
Postmann Barcodes
+1
Postmann Barcodes
-1

DHL (EasyLog)

Europack NationalPostmann Barcodes
International PremiumPostmann Barcodes
Businesspaket InternationalPostmann Barcodes
EuropaketPostmann Barcodes
Expresspaket NationalPostmann Barcodes
Expresspaket InternationalPostmann Barcodes

DHL (Geschäftskundenportal)

DHL PaketPostmann Barcodes
DHL Paket PrioPostmann Barcodes
DHL Paket TaggleichPostmann Barcodes
DHL Paket InternationalPostmann Barcodes
DHL EuropaketPostmann Barcodes
DHL Paket ConnectPostmann Barcodes

GLS

GLS GewerbePostmann Barcodes
GLS Guaranteed24Postmann Barcodes
GLS TerminPostmann Barcodes
GLS Termin 8Postmann Barcodes
GLS Termin 9Postmann Barcodes
GLS Termin 10Postmann Barcodes
GLS Termin EPostmann Barcodes
GLS Termin NPostmann Barcodes

UPS

UPS StandardPostmann Barcodes
UPS Express SaverPostmann Barcodes
UPS ExpressPostmann Barcodes
UPS Express PlusPostmann Barcodes
UPS Express SamstagPostmann Barcodes
UPS ExpeditedPostmann Barcodes
UPS Express NA1Postmann Barcodes

DPD

DPD ClassicPostmann Barcodes
DPD Express 18:00Postmann Barcodes
DPD Express 12:00Postmann Barcodes
DPD Express 10:00Postmann Barcodes
DPD Express 8:30Postmann Barcodes
DPD Same DayPostmann Barcodes
DPD Classic SmallPostmann Barcodes

Mail Boxes Etc.

MBE StandardPostmann Barcodes
MBE ClassicPostmann Barcodes
MBE ExpressPostmann Barcodes
MBE OvernightPostmann Barcodes
MBE MorningPostmann Barcodes
MBE Early MorningPostmann Barcodes

Befehlscodes

Die erste Aufgabe ist, per Barcodescanner die Daten vom Benutzer einzulesen. Die Barcodes enthalten ein Symbol “Was kommt jetzt”, ein Trennzeichen und den eigentlichen Wert der übertragen werden soll. Die einzelnen Symbole sind:

SymbolBedeutung
idDatensatz-ID des Belegs (also Lieferschein oder Rechnung oder Kommission)
lsNummer eines Lieferscheins
reNummer einer Rechnung
koNummer einer Kommission
gewichtGewicht des Pakets, absoluter Wert
gewichtaddGewicht des Pakets, Wert wird addiert
gewichtsubGewicht des Pakets, Wert wird abgezogen
gewichtdigitGewicht des Pakets, Wert wird anhand einer “Zehnertastatur” eingegeben.
docsUmschalten zwischen Paket (0) oder Dokumenten (1), nur UPS
paketeAnzahl Pakete, absoluter Wert
paketaddAnzahl Pakete, Wert wird addiert
paketsubAnzahl Pakete, Wert wird abgezogen
ieferartLieferart (die möglichen Werte sind von UPS abhängig)
betragNachnahmebetrag, absoluter Wert
betragaddNachnahmebetrag, Wert wird addiert
betragsubNachnahmebetrag, Wert wird abgezogen
betragdigitNachnahmebetrag, Wert wird anhand einer “Zehnertastatur” eingegeben.
sendEingelesene Daten werden an den Server geschickt
resetAlle Werte werden gelöscht
exitDas Programm wird beendet.

Als Trennzeichen können folgende Verwendet werden:

  • (
  • *
  •  :
  • .
  • $
  •  %
  • +
  • /

Ein Trennzeichen muss immer angegeben werden, auch wenn kein Wert (z.B. bei Reset) folgt. Da der Punkt ein Trennzeichen ist, ist als Dezimaltrennzeichen bei Gewicht und Betrag das Komma zu verwenden.

Sie können den Beleg anhand der Vorgangsnummer zusammen mit ls, re, oder ko scannen oder per id mit der Datenbank-ID. Wir raten dazu, die Datenbank-ID zu verwenden, da diese immer eindeutig ist während eine Vorgangsnummer doppelt sein kann. Die Datenbank-ID finden Sie, wenn Sie sich in der Vorgangslist im Spalteneditor die Spalte Auftrag einblenden lassen.

Postmann und UPS Worldship

Worldship nennt sich die Windows-Software von UPS, mit dem Sie Sendungen vorbereiten und anmelden können.

Postmann nutzt die Automatischer XML Import-Schnittstelle von Worldship. Diese Schnittstelle ist in den Worldship-Versionen 7, 9 und 10 vorhanden und mit Postmann getestet.

Sollten Sie mit Worldship nicht klar kommen oder Fragen haben, erreichen Sie die technische Hotline von UPS unter 0800-19628426. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir zu Worldship keinen Support bieten können.

UPS Automatischer XML Import

Bei UPS wird die Autoimport-Schnittstelle von Worldship verwendet.

In der Version 7 starten Sie die Schnittstelle im Menü „Aktivitäten“ unter „Auto-Import“, in der Version 9 und 10 im Menü „Import/Exportdaten“ unter „Automatischer XML-Import“. Bestätigen Sie alle Meldungen und Nachfragen und geben dabei den unter „Pfad für Auto-Import“ konfigurierten Pfad an. In der Version 9 und 10 müssen Sie jetzt noch „starten“ klicken.

Bei UPS wird die Automatischer XML Import-Schnittstelle von Worldship verwendet. Die Schnittstelle wird über XML-Dateien gesteuert. Diese Dateien werden von Postmann UPS angelegt, von Worldschip analysiert und verändert und von Postmann wieder entfernt.

Datenübergabe

Die Datenübergabe an UPS Worldship erfolgt über eine XML Datei. Den Aufbau der Datei gibt Worldship vor, Postmann hält sich an diese Vorgabe.

Legen Sie ein Import/Export Verzeichnis fest, über das diese XML-Datei zwischen Worldship und Postmann ausgetauscht werden kann. Beide Programme benötigen hierauf volle Zugriffsrechte. Der vollständige Pfad ist in der Konfigurationsdatei einzutragen.

In Worldship legen Sie dieses Verzeichnis im Automatischer XML Import im Menü Import/Exportdaten fest.

Quantum View Notify

Mit Quantum View Notify bietet UPS die Möglichkeit, über die Sendung per eMail informiert zu werden. Postmann UPS kann diese eMail-Benachrichtigung aktivieren.

Es gibt drei Arten von Notify:

  • Ship, also Versand
  • Delivery, also Zustellung
  • Exception, also Ausnahme.

Postmann UPS fasst Versand und Zustellung als Info zusammen.

Die Aktivierung von Quantum View Notify erfolgt im AFS Manager anhand der Adressgruppen der Absenderadresse. Postmann legt beim Start zwei Adressgruppen

  • bei Paketversand benachrichtigen
  • bei Paket-Ausnahmen benachrichtigen

an. Die IDs dieser Adressgruppen werden in der Konfigurationsdatei im Abschnitt notify unter AdressArtInfo und AdressArtAusnahme gespeichert. Die Adressgruppe wird nicht angelegt, wenn die konfigurierte Adressgruppe oder eine Adressgruppe mit gleichem Namen bereits existiert. Es wird dann diese verwendet.

Um die Benachrichtigung für eine Adresse zu aktivieren, weisen Sie dieser Adresse eine dieser (oder beide) Adressgruppen zu.

Die nötige eMail-Adresse wird, dreistufig aus dem AFS Manager versucht zu ermitteln:

  1. aus dem Ansprechpartner des Vorgangs
  2. aus der Adresse des Vorgangs
  3. aus der Konfigurationsdatei im Abschnitt notify unter failureAddress

Zusätzlich kann in der Konfigurationsdatei im Abschnitt notify unter message eine kurze Nachricht angegeben werden.

Quantum View Notify Notification Codes

  • 1 Ship Notification
  • 2 Exception Notification „AdressArtAusnahme“
  • 3 Ship and Exception Notifications
  • 4 Delivery Notification
  • 5 Ship and Delivery Notifications „AdressArtInfo“
  • 6 Exception and Delivery Notifications
  • 7 Ship, Exception and Delivery Notifications

UPS Pay For

UPS Worldship kann die Versandkosten einem anderen UPS-Kunden berechnen. Dies aktivieren Sie, indem Sie im AFS Manager die UPS-Kundennummer im Kunden/Lieferanten des Belegs im Zusatzfeld09 hinlegen.

Das Feld, in welchem die UPS Kundennummer erwartet wird, ist in der Konfigurationsdatei im Abschnitt ups unter payForField geändert werden. Standardmäßig wird das Zusatzfeld09 verwendet.