intelligente Adressdarstellung in AFS-Manager Formularen

Die Speicherung der zu einem Vorgang (Rechnung, Lieferschein, etc.) hat sich im AFS-Manager im Laufe der Zeit geändert und weiterentwickelt. Leider hat es AFS versäumt, mit einer neuen Version die bestehenden Daten zu konvertieren, sondern überlässt dies dem Benutzer. Verständlicherweise existieren nun in fast jeder Datenbank die unterschiedlichsten Datenformate.

Problematisch wird dies, wenn die Adresse weiter verwertet werden soll, z.B. um eine Rechnung oder Lieferschein zu drucken, oder die Adressdaten an einen Paketdienstleisteister zu übergeben (Postmann). Sollten Sie darüber nachdenken, Ihre Adressdaten zu vereinheitlichen, schauen Sie sich mal unser Programm Lieferadressen an.

Dieses Dokument beschäftigt sich mit der Darstellung der richtigen Adresse auf dem Formular. Dabei soll ein Formular für alle Vorgangsarten (Angebot, Lieferschein, Rechnung, etc.) verwendbar sein. Jede Art, wie der Manager die Adresse speichern könnte, soll berücksichtigt werden. Die Anforderungen sind konkret:

  • Auf Belegen außer Lieferschein und Kommission wird die Rechnungsadresse gedruckt. Wenn im folgenden von einem Lieferschein die Rede ist, sind immer Lieferschein UND Kommission gemeint.
  • Seit Version X15 verwendet der Manager für die Lieferadresse eigene Datenbankfelder l_firma, l_firma2, l_name, l_vorname, l_strasse, l_land, l_plz, l_ort. Wenn dort der Ort gefüllt ist, wird diese Lieferadresse verwendet.
  • Vor Version X15 verwendete der Manager sogenannte definierte Lieferadressen. Diese sind ein Freitext, welcher mit ##DEF:# beginnt und Zeilenweise die Bestandteile der Adresse enthält. Wenn dies der Fall ist, wird diese Adresse verwendet.
  • Alternativ kann im gleichen Feld eine Freitext-Lieferadresse vorhanden sein. Diese wird, wenn nötig, unformatiert angezeigt.
  • Analog für die Lieferadresse gibt es seit Version X15 auch für die Rechnungsadresse eigene Datenbankfelder. Diese Adresse ist, wenn der Ort gefüllt ist, der Adresse aus der Adressdatenbank vorzuziehen.

Die Adressen werden wie folgt priorisiert. Die Erkennung ob eine Adresse vorhanden ist oder nicht erfolgt am Ort.

  1. Lieferadresse aus L-Feldern
  2. definierte Lieferadresse
  3. Freitext Lieferadresse
  4. Rechnungsadresse aus R-Feldern
  5. Rechnungsadresse aus Adressdatenbank

Wir verwenden zur Umsetzung den Formulargenerator des AFS Managers. Wenn Sie das Forumlar nicht selbst programmieren wollen, haben wir ein Beispielformuar für Sie. Sprechen Sie uns an.

Damit das Formular übersichtlich und wartbar bleibt, wird für jede Adressart ein eigenes Textfeld verwendet. Die Darstellungsbedingung der Textfelder entscheidet, welches angezeigt wird.

intelligente Adressdarstellung in AFS-Manager Formularen
die 4 übereinander liegenden Adress- Objekte im Formular.
intelligente Adressdarstellung in AFS-Manager Formularen
Lieferadresse aus L-Feldern
intelligente Adressdarstellung in AFS-Manager Formularen
Die Darstellungsbedingung für Lieferadresse aus L-Feldern
intelligente Adressdarstellung in AFS-Manager Formularen
definierte Lieferadresse
intelligente Adressdarstellung in AFS-Manager Formularen
Die Darstellungsbedingung für definierte Lieferadressen
intelligente Adressdarstellung in AFS-Manager Formularen
freie Lieferadresse im RTF Textfeld
intelligente Adressdarstellung in AFS-Manager Formularen
Die Darstellungsbedingung für freie Lieferadressen
intelligente Adressdarstellung in AFS-Manager Formularen
Rechnungsadresse aus der Adressdatenbank
intelligente Adressdarstellung in AFS-Manager Formularen
Die Darstellungsbedingung für Rechnungsadressen aus der Adressdatenbank

Anmerkung: Dieses Beispiel berücksichtigt noch nicht die R-Felder für die Rechnungsadresse.

Postmann – Logistikanbindung für AFS

Postmann ist die Lösung zum komfortablen Paketversand mit der Warenwirtschaft AFS Kaufmann und AFS Manager. Unterstützt werden aktuell die Paketdienstleister UPS Worldship, GLS Gepard Connect, DHL EasyLog und DPD Delisprint. Weitere Logistikunternehmen sind in Planung und einfach umzusetzen.

Postmann Logo

Die Zeiten, in denen die Adresse und ein Barcode auf dem Paket für den Versand ausreichten, sind vorbei. Mittlerweile bietet jeder Paketdienstleister eine Software an, in der Absender, Empfänger, Gewicht, Zustellungsarten und so weiter erfasst werden müssen und welche einen Paketaufkleber ausgibt. Die Erfassung in diesen Programmen ist nicht nur doppelte Arbeit sondern auch fehleranfällig.

Postmann basiert auf dem Gedanken, dass alle nötigen Daten schon existieren. Die Daten sollen von dort gelesen werden und mit möglichst wenig Aufwand einen Paketaufkleber erzeugen. Ziel ist, auch größere Mengen an Paketen täglich abwickeln zu können. Zur späteren einfachen Nachvollziehbarkeit ist die erzeugte Sendungsnummer dort, wo sie hin gehört, nämlich im Beleg in der Warenwirtschaft.

  • Komplettbedienung per Barcodescanner
  • Automatische Ermittlung aller Daten aus dem Kaufmann
  • Eingabe von Gewicht und Lieferart per Barcodescanner
  • Anbindung einer digitaler Waage von MyWeight
  • Rückübermittlung der Sendungsnummer(n) an AFS-Kaufmann
  • Nachnahmesendungen bei Rechnungen
  • Paketversand im Namen Ihres Kunden
  • Paketversand auf Kosten Dritter (UPS)
  • Multi-Mandanten, Multi-Datenbanken fähig
  • Geringe Kosten

Postmann ist für die Dienstleister UPS, GLS, DHL und DPD verfügbar. Selbstverständlich realisieren wir auch Ihren Lieblingsdienstleister.

Demoversion

Eine Demoversion von Postmann für den AFS Manager finden Sie hier: Postmann.zip. Diese Version ist voll funktionsfähig, allerdings wird ein Hinweis auf die Testversion auf dem Paketaufkleber ausgegeben. Eine installierte und funktionsfähige Testversion können Sie ganz einfach mit einem Freischaltcode von uns in eine Vollversion umwandeln.

Handbuch

definierte Lieferanschriften im AFS Manager

Eine Lieferanschrift im AFS ist entweder ein Freitext oder ein bestimmt formatierter Text. Wenn die einzelnen Felder der Adresse benötigt werden, ist es für eine Software schwierig, einen freien Text zu interpretieren. Daher wird empfohlen, immer definierte Lieferadressen im AFS Manager zu verwenden.

vorgang_definierte_lieferanschrift

Diese sind wie folgt aufgebaut:

##DEF:#
intelligenSE
Jan
Honsberg
Brombacher Strasse 75
DE
69434
Eberbach

Eine definierte Lieferanschrift besteht aus 7 Feldern. Die einzelnen Felder sind durch Zeilenumbrüche getrennt. Die erste Zeile enthält immer ein ##DEF:#, alle weiteren enthalten die Feldinhalte wie folgt:

  1. ##DEF:#
  2. Firma
  3. ASP Vorname
  4. ASP Nachname
  5. Strasse
  6. Land
  7. PLZ
  8. Ort

Bleibt ein Feld leer, z.B. der Vorname und Nachname, so muss hier eine leere Zeile verwendet werden.

Wann in einem Vorgang eine freie oder eine definierte Lieferanschrift verwendet wird, kann der Benutzer pro Vorgang entscheiden. Der Kaufmann speichert sich nicht, ob eine Definierte Lieferanschrift oder ein Freitext verwendet wird, sondern erkennt dies an der ersten Zeile.
Eine so formatierte Lieferanschrift kann auch im Kunden als abweichende Lieferanschrift hinterlegt werden. Dort fehlt allerdings die Umschaltmöglichkeit auf die definierte Lieferanschrift. Diese kann aber dort von Hand eingegeben werden und wird korrekt in den Vorgang übernommen.

Formular

Im Formular muss eine solche Lieferanschrift gesondert behandelt werden. Eine Freie Lieferanschrift ist normalerweise im Feld

TBL_Auftrag.Lieferanschrift

zu finden. Ist diese leer, so ist entweder keine oder eine Definierte Lieferanschrift hinterlegt. Das Feld

TBL_Auftrag.Lieferanschrift_RTF

enthält die Lieferanschrift in formatierter Form. Wird eine definierte Lieferanschrift verwendet, so enthält diese Feld die ##DEF:# Kodierung.

Um auf die Definierte Lieferanschrift zuzugreifen, sind External-Komandos nötig:

external$("AdresseX.Firma1")
external$("AdresseX.Vorname")
external$("AdresseX.Name")
external$("AdresseX.Strasse")
external$("AdresseX.PLZ")
external$("AdresseX.Ort")
external$("AdresseX.Land")

Wird eine freie Lieferanschrift verwendet, so enthält jede dieser Variablen die volle Lieferanschrift – ist also nicht zu verwenden.

um Herauszufinden, ob eine Lieferanschrift verwendet wird und wenn ja welche können folgende Bedingungen verwendet werden:

if(len(rtrim$(ltrim$(tbl_auftrag.lieferanschrift_rtf)))<=0, 
"keine Lieferanschrift", "mit lieferanschrift")
if(left$(ltrim$(tbl_auftrag.lieferanschrift_rtf), 2)="##", 
"definierte Lieferanschrift", "freie lieferanschrift")

Postmann Handbuch

Postmann ist die Lösung zur Logistikanbindung des AFS Managers. Unterstützt werden aktuell die Paketdienstleister UPS Worldship, GLS Gepard Connect, DHL EasyLog und DPD Delisprint. Weitere Logistikunternehmen sind in Planung und auf Anforderung einfach umzusetzen.

Postmann ist ein eigenständiges Programm, welches auf die Datenbank des Managers und die Schnittstellen der Paketdienstleister zugreift. Dadurch ist es unabhängig und flexibel. Die Bedienung ist auf Masse ausgelegt und kann vollständig mit einem Barcodescanner erfolgen.

Postmann wird örtlich und zeitlich nah zur Verpackung und Versand ausgeführt. Frühzeitig verfügbare Daten wie Absender, Empfänger und Versandart werden vorab im Vorgang hinterlegt. Erst später verfügbare Daten wie Gewicht werden vom Postmann zugesteuert. Postmann wird vom Lager-Mitarbeiter vollständig per Barcodescanner bedient.

Der Kollege im Lager startet morgens den Postmann und wartet bis die Oberfläche bereit ist. Gleichzeitig startet er die Software des Paketdienstleisters im Hintergrund und aktiviert die Schnittstelle.

  1. Der Mitarbeiter erhält einen Lieferschein oder Packzettel und packt anhand dessen das Paket.
  2. Mit einem Barcodescanner erfasst der Kollege den Barcode auf dem Lieferschein.
  3. Postmann sucht den Lieferschein im AFS Manager und lädt dessen Daten.
  4. Der Absender des Pakets kann je nach Kunde variieren und wird zur Kontrolle angezeigt.
  5. Der Empfänger ist entweder der Kunde oder eine abweichende Lieferanschrift, welche angezeigt wird.
  6. Anhand der Versandart im AFS wird versucht die Lieferart des Versenders zu ermitteln. Ist diese nicht korrekt, korrigiert der Kollege diese per Barcodescan.
  7. Die Anzahl der Pakete kann der Kollege per Barcodescanner eingeben oder ignorieren.
  8. Der Nachnahmebetrag wird aus einer Rechnung gelesen wenn die Zahlungsart „Nachnahme“ enthält. Alternativ kann der Mitarbeiter den Betrag korrigieren oder manuell eingeben.
  9. Ist eine digitale Waage angeschlossen, legt der Kollege das fertige Paket auf die Waage, von welcher Postmann das Gewicht des Päckchens ließt. Alternativ kann er das Gewicht auch per Barcodescanner erfassen oder weglassen.
  10. Der Kollege kontrolliert die auf dem Bildschirm geladenen Daten und bestätigt diese.
  11. Postmann nimmt mit der Schnittstelle der Software des Paketdienstleisters auf und übergibt die Daten.
  12. Die Software des Paketdienstleisters prüft die übergebenen Daten und erzeugt die Sendung. Der Paketaufkleber mit den Sendungsdaten wird gedruckt.
  13. Über die Schnittstelle erhält Postmann die Sendungsdaten zurück.
  14. Die die soeben erzeugte Sendungsnummer wird zurück in den Beleg im AFS Manager gespeichert.
  15. Wenn vorhanden und gewünscht werden auch weitere Daten in den Beleg gespeichert.
  16. Die Sendungsnummer wird in Postmann dargestellt.

Nach Beendigung aller Packaktivitäten wird Postmann beendet und in der Software des Paketdienstleisters der Tagesabschluss durchgeführt.

Empfänger

Um den Empfänger zu ermitteln, wird zunächst auf eine abweichende Lieferadresse im gescannten Beleg geprüft.

Ist keine abweichende Lieferadresse angegeben, so wird der Empfänger anhand der Rechnungsanschrift im Beleg ermittelt. Ist dort keine Vorhanden, so werden die Adressdaten aus dem Adressstamm gelesen. Es wird die Firmierung, Strasse, Land, PLZ und Ort verwendet. Ist die Firmierung nicht gefüllt, so wird Vorname und Nachname verwendet. Mit der Konfigurationseinstellung firma und name kann festgelegt werden, dass der Vorname und Nachname zusätzlich verwendet werden.

Der Ansprechpartner wird zunächst aus dem Beleg gelesen. Ist im Feld Ansprechpartner ein Ansprechpartner des Kunden hinterlegt, wird von diesem Name, Vorname, Telefonnummer und Mailadresse verwendet. Ist keiner hinterlegt, wird Vorname und Name, Mailadresse und Telefonnummer des Kunden verwendet. Sind auch diese leer, werden die Vorgaben aus der Konfigurationsdatei verwendet.
Ist eine abweichende Lieferanschrift vorhanden, wird diese zerlegt und analysiert. Wir empfehlen generell definierte Lieferanschriften zu verwenden. In definierten Lieferanschriften sind für die Adressbestandteile einzelne Felder vorhanden, wodurch die Zuordnung eindeutig ist. Wird eine freie Lieferanschrift verwendet, kann diese alle möglichen Formate aufweisen und die Zerlegung ist fehlerträchtig. Die Analyse berücksichtigt folgende Regeln:

  • Die letzte Zeile enthält die Telefonnummer, wenn die Zeile mit Tel. beginnt.
  • Die Zeile darüber kann das Land enthalten. Das Land wird gegen eine hinterlegte Liste mit als ausgeschriebenen Namen, Buchstaben und ISO Kürzeln geprüft und in das 2-stellige ISO-Kürzel umgesetzt.
  • Ansonsten wird die unterste Zeile als Land/Plz/Ort verwendet.
  • Die Zeile darüber wird als Straße verwendet.
  • Sind danach noch 1-3 Zeilen vorhanden, werden diese, von oben beginnend, als Empfänger verwendet.
  • In der Land/PLZ/Ort-Zeile wird das Land getrennt von einem Bindestrich oder Leerzeichen erwartet. Das Land wird wie oben beschrieben geprüft.
  • Danach wird bis zum nächsten Leerzeichen die PLZ erwartet, welche aus bis zu 6 Zeichen bestehen darf.
  • Der Rest der Zeile wird als Ort verwendet.

Eine abweichende Lieferadresse kann nur dann einen Ansprechpartner enthalten, wenn eine definierte Lieferadresse verwendet wird. Kann in der Lieferadresse kein Ansprechpartner ermittelt werden, so wird der im Beleg hinterlegte Ansprechpartner verwendet. Ist auch dieser nicht vorhanden, wird die Kontaktperson aus den Standardvorgaben gelesen.

Eine Telefonnummer kann nur dann hinterlegt werden, wenn eine freie Lieferanschrift verwendet wird. Kann keine Telefonnummer gefunden werden, so wird die Telefonnummer aus dem im Beleg hinterlegten Ansprechpartner gelesen. Ist dort keine vorhanden, wird die Telefonnummer aus dem Kunden verwendet. Ist dort auch keine vorhanden, wird die Telefonnummer aus den Vorgaben in der Konfigurationsdatei ermittelt.
Mit den Einstellungen RecieverAspAusKunde und ReceiverTelAusKunde kann deaktiviert werden, dass Telefonnummer und Ansprechpartner bei abweichenden Lieferadressen aus den Kundendaten gelesen werden. Es wird dann, wenn in der Lieferadresse nichts angegeben wurde der Vorgabewert verwendet.

Packstation

Die Lieferung an eine Packstation ist aktuell nur mit DHL möglich.

Damit die Lieferung richtig adressiert werden kann, muss eine abweichende Lieferanschrift im freien Format verwendet werden. Verwenden Sie die ersten zwei Zeilen für den Namen. Die dritte Zeile enthält die Nummer des Empfängers. Die vierte Zeile, also die Strasse, enthält das Wort Packstation sowie die Nummer der Packstation. Als 5. Zeile wird wie gewohnt Land, PLZ und Ort erwartet.

Beispiel:

intelligenSE  
Jan Honsberg
112456845985
Packstation 225
74001 Heilbronn

Sie können natürlich auch nur eine Namenszeile verwenden.

Optional kann als unterste Zeile die Telefonnummer mit dem Prefix Tel. angegeben werden.

Tel. 07131 678622

Absender

Die Absenderadresse wird normalerweise direkt in der Software des Paketdienstleisters angelegt und von dort direkt verwendet. Es gibt aber auch die Möglichkeit, Sendungen mit einer „falschen“ Absenderadresse zu verschicken. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, als Distributor direkt zu dem Kunden Ihrer Kunden zu liefern, ohne dass dieser das merkt.

Die Zuordnung des Belegs zur Absenderadresse muss bereits im AFS erfolgen. Jeder Dienstleister bietet andere Möglichkeiten, die Adresse zu übergeben oder zuzuordnen. Postmann übernimmt die verschiedenen Verfahren je nach Dienstleister, wenn Sie sich an folgende Bedingungen halten. Der Einfachheit halber erfolgt die Zuordnung der alternativen Absenderadresse im Kunden des jeweiligen Belegs. Das Feld zur Zuordnung nennt sich in der Konfigurationsdatei shipForField und verwendet das Zusatzfeld08 im Kunden/Lieferanten. Sie können das Feld beliebig in der Konfigurationsdatei ändern. Postmann erwartet in diesem Feld eine gültige Kundennummer im AFS.

Um beim Erstellen einer Sendung einen Absender auszuwählen, tragen Sie im Kunden/Lieferanten des Belegs im Zusatzfeld08 die Kundennummer der zu verwendenden Absenderadresse ein. Ist das Feld leer, so wird der Standardabsender verwendet. Beachten Sie außerdem die folgenden Anforderungen der Versanddienstleister.

UPS

Die Absenderadresse ist bei UPS Worldship in den Stammdaten hinterlegt. Postmann benötigt die UPS Kundennummer, welche in der Konfigurationsdatei unter upskundennummer im Abschnitt ups hinterlegt werden muss.

Soll ein anderer Absender als dieser verwendet werden, tragen Sie die im AFS-Manager in der Empfängeradresse im Zusatzfeld08 die AFS-Kundennummer der zu verwendenden Adresse ein. Postmann übermittelt dann diese Adresse als Abenderadresse.

Achtung: Dieses Verhalten wurde mit Version 3.1.0.240 eingeführt. Aktualisieren Sie, wenn Sie eine ältere Version einsetzen.

GLS

Alle zu verwendenden Absenderadressen sind in GLS Gepard Connect anzulegen. Der entsprechende Dialog ist im Normalversandfenster mit Strg-F7 erreichbar.

Die Standard-Absenderadresse ist bei GLS Gepard Connect bereits in den Stammdaten von Gepard Connect hinterlegt. Sollen allerdings auch andere Absender als dieser verwendet werden, so muss auch diese nochmal angelegt werden. Legen Sie also im Dialog zunächst einen Standardabsender für Ihre Firma an. Tragen Sie die ID dieses Absenders als Standard für alle Pakete in der Konfigurationsdatei im Abschnitt gls unter absender ein.

Legen Sie alle weiteren alternativen Absender an. Vergeben Sie als ID die Kundennummer dieser Adresse im AFS um mit anderen Dienstleistern und zukünftigen Postmann-Versionen kompatibel zu sein. Sie können bzw. müssen diese Liste später erweitern.

Um beim Erstellen einer Sendung einen alternativen Absender auszuwählen, tragen Sie im AFS Manager die Kundennummer der Absenderadresse im Kunden/Lieferanten des Belegs im Zusatzfeld08 ein. Sobald in diesem Feld eine Kundennummer hinterlegt ist, verwendet GLS Gepard Connect diese Adresse als Absender. Ist das Feld leer, so wird der Standardabsender verwendet.

DHL

Alle zu verwendenden Absender sind in DHL EasyLog als Absenderadressen anzulegen. Der entsprechende Dialog ist in den Stammdaten unter Absenderadressen erreichbar.

Die Standard-Absenderadresse wird bei der Stammdateneingabe automatisch anhand des Mandanten angelegt. Die Ref-Nr. dieser Adresse muss in der Konfigurationsdatei unter absender im Abschnitt dhl hinterlegt werden.

Legen Sie alle weiteren alternativen Absender an. Vergeben sie als Ref-Nr. die Kundennummer dieser Adresse im AFS um mit anderen Dienstleistern und zukünftigen Postmann-Versionen kompatibel zu sein. Sie können bzw. müssen diese Liste später erweitern.

Um beim Erstellen einer Sendung einen alternativen Absender auszuwählen, tragen Sie im AFS Manager die Kundennummer der Absenderadresse im Kunden/Lieferanten des Belegs im Zusatzfeld08 ein. Sobald in diesem Feld eine Kundennummer hinterlegt ist, verwendet DHL EasyLog diese Adresse als Absender. Ist das Feld leer, so wird der Standardabsender verwendet.

DPD

Sammelpaket

Mit dem Reiter Sammelpaket kann eine Sendungsnummer in mehrere Belege kopiert werden.

Postmann wickelt standardmäßig einen Beleg (Lieferschein, Rechnung, Kommission, …) ab und erstellt anhand dessen Daten den Paketaufkleber. Je nach Paketdienstleister ist es möglich, mehrere Paketaufkleber anhand eines Belegs zu erstellen. Nicht möglich ist es allerdings, aus mehreren Lieferscheinen ein Paket zu drucken, schon aus dem Grund heraus, dass keine eindeutigen Daten vorliegen.

Manchmal hat man aber trotzdem zwei Lieferscheine, die an die selbe Adresse geschickt werden müssen. Die ökonomischste Lösung hierfür ist, sich einen Lieferschein auszusuchen, das Paket mit diesem zu erstellen und versandfertig zu verpacken. Postmann erstellt anhand dieses Lieferscheins den Sendungsaufkleber und speichert die Sendungsnummer(n) in diesen Lieferschein. Allerdings fehlt nun im zweiten Lieferschein die Sendungsnummer. Um dies zu korrigieren wird der Sammelpaket-Reiter benutzt.

In Kürze:

  1. Sammelpaket packen und alle Lieferscheine bereit legen
  2. Im Reiter Postmann den ersten Lieferschein scannen.
  3. Lieferart, Gewicht und, wenn nötig, Anzahl Pakete und Nachnahmebetrag scannen.
  4. Daten senden – Paketaufkleber wird gedruckt.
  5. Im Reiter Sammelpaket den ersten Lieferschein scannen.
  6. Alle weiteren Lieferscheine scannen.
  7. Daten senden – Die Sendungsnummer wird kopiert.

Der Reiter Sendungsnummer greift nicht in den normalen Ablauf der Sendungserstellung ein. Sammelpakete werden bei Bedarf nachträglich als solche erfasst.

Alle Belege des Sammelpakets werden nacheinander gescannt. Jeder Beleg wird geladen, analysiert und auf der linken Seite dargestellt. Enthält ein Beleg eine Sendungsnummer, so wird diese extrahiert und rechts aufgelistet.

Achten Sie beim Scannen der Belege auf die angezeigten Warnmeldungen.

Haben Sie alle Belege des Sammelpakets gescannt, sollte mindestens eine Sendungsnummer vorhanden sein. Wenn nicht, prüfen Sie, ob sie den Beleg, mit dem Sie die Sendung erstellt haben, gescannt haben und ob dieser fehlerfrei gelesen wurde.

Mit dem Senden Barcode wird das Sammelpaket erstellt. Alle auf der rechten Seite aufgeführten Sendungsnummern werden in alle auf der linken Seite aufgeführten Belege kopiert. Die erste Sendungsnummer wird dabei in das Sendungsnummer-Feld geschrieben, alle weiteren in das konfigurierte Bemerkungsfeld. Nach Abschluss wird der Reiter zurückgesetzt. Dieser Vorgang kann nicht widerrufen werden.

Postmanns Sammelpaket berücksichtigt Dubletten nur teilweise. Die erste aufgeführte Sendungsnummer wird auf jeden Fall im Feld Sendungsnummer gespeichert. Sind weitere Sendungsnummern zum Speichen aufgelistet, so wird diese nur dann in das Bemerkungsfeld des Belegs geschrieben, wenn diese Sendungsnummer darin noch nicht enthalten ist. Beim Scannen von Belegen werden keine Dubletten gefiltert, sowohl bei der Sendungsnummer nicht, als auch bei den Belegen.

Postmann Handbuch
Postmann Handbuch
Postmann Handbuch

Achten Sie insbesondere auf folgende Warnungen:

Sendungsnummer im Bemerkungsfeld wird ignoriert: Es wurde in diesem Beleg im Bemerkungsfeld eine weitere Sendungsnummer erkannt. Diese kann aber nicht gelesen oder überschrieben werden. Diese Sendungsnummer wird daher nicht in andere Belege kopiert. Die Sendungsnummer im Feld Sendungsnummer ist davon nicht betroffen.

Feld für weitere Sendungsnummern nicht konfiguriert: Das Feld für die Sendungsnummer kann maximal eine Sendungsnummer aufnehmen. Wenn dieser Lieferschein mehrere Sendungsnummern hat, so werden alle weiteren Sendungsnummern in ein konfigurierbares Bemerkungsfeld geschschrieben. Ist dieses Feld nicht konfiguriert, ist das nicht möglich. Haben Sie also zwei Lieferscheine gescannt, die jeweils eine Sendungsnummer enthalten, geht eine verloren.

Installation

Postmann wird direkt im Lager auf einem PC installiert. Dieser PC sollte vorzugsweise mit einem Etikettendrucker, einem Barcodescanner und einer digitalen Waage von MyWeight ausgestattet sein. Auf diesem PC sollte außerdem die Software des Paketdienstes installiert werden.

Die Erstinstallation wird beim Kauf per Fernwartung von uns erledigt. Genauere Informationen zur Installation finden Sie hier:

Datenbank

Die Konfiguration der Datenbank wird in Postmann selbst vorgenommen. Starten Sie Postmann und wechseln Sie auf den Reiter Datenbank.

Die Datenbankverbindung wird genau dort gespeichert und gelesen, wo sie auch der AFS-Manager speichert und ließt. Dies ist der Registry-Pfad

HKEY_LOCAL_MACHINE\
SOFTWARE\
AFS-Software\
AFS-Kaufmann\
Einstellungen\
Verzeichnis 

Bei Windows 64-Bit liegt der Pfad im Unterpfad Wow6432Node.

Funktioniert der AFS-Manager auf diesem Rechner bereits, so wird die Datenbankverbindung automatisch von dort verwendet. Alternativ können Sie die Datenbankverbindung mit dem entsprechenden Button auch ohne Manager konfigurieren, die nötige Befehlskette finden Sie im AFS Manager unter Systeminfos im Menü Hilfe bei Datenbankeinstellungen. Zum Beispiel steht dort:

Provider=MSDASQL.1;Password=afs;User ID=afs;Extended Properties="DATABASE=
afs_wawi_db;DRIVER={MySQL ODBC 3.51 Driver};OPTION=0;PWD=afs;PORT=0;
SERVER=192.168.1.71;UID=afs;"

Sollten Sie ein Benutzerkonto mit eingeschränkten Rechten verwenden, so müssen sie die Zugriffsrechte für den Registry-Pfad entsprechend freigeben. Selbstverständlich muss ein entsprechender ODBC-Treiber installiert sein.

mehrere Datenbanken

Verwenden Sie mehrere Datenbanken für unterschiedliche Mandaten, so kann das Kürzel für die Datenbank in der Konfigurationsdatei im Abschnitt datenbank unter datenbank angegeben werden.

[datenbank]
datenbank = Test

Dieses Kürzel ist das selbe, welches Sie auch als Kommandozeilenparameter beim Start des AFS Managers verwenden.

Referenztext

Postmann kann anhand der Belegdaten zwei Freitextfelder füllen und diese an die Schnittstelle weitergeben. Diese werden in der Konfigurationsdatei im Abschnitt default unter Referenz1 und Referenz2 konfiguriert.

referenz1 = Unser {bezeichnung} {vorgangsnummer} vom {Vorgangsdatum}
referenz2 = Ihre Bestellung {bestellnummer} vom {bestelldatum}

Den Text können Sie beliebig definieren. Folgende Codes werden erkannt und anhand des gescannten Belegs umgesetzt:

  • Bezeichnung: Art des Belegs, z.B. Rechnung, Lieferschein
  • Vorgangsnummer: Die Vorgangsnummer des Belegs
  • Vorgangsdatum: Das Datum des Belegs
  • Bestellnummer: Die Bestellnummer des Kunden, aus dem Feld Bestellnummer des Belegs
  • Bestelldatum: Bestelldatum des Kunden, aus dem Feld Bestelldatum des Belegs

Möchten Sie keinen Referenztext übergeben, so lassen Sie eins oder beide Felder leer.

Um in DHL EasyLog den Referenztext zu verwenden, müssen Sie den erweiterten Polling-Standard aktiviert haben.

Weitere Rückgabedaten

Postmann kann neben der Sendungsnummer noch weitere Daten in den Beleg speichern. In der Konfigurationsdatei kann festgelegt werden, welche Datenbankfelder verwendet werden sollen. Es werden jeweils die Feldnamen der Datenbanktabelle benötigt:

[speichern]
sendungsnummer = sendungsnummer
sendungsnummerxxl = bemerkung1
xxlrtf = 1
gewicht =
betrag =
lieferart = lieferart
entgelt = 
datum = 

Das im Manager vorgesehene Feld für die Sendungsnummer heißt sendungsnummer. Das unter sendungsnummerxxl angegebene Feld sollte ein langes Bemerkungsfeld sein, das keiner Längenbeschränkung unterliegt. Wenn mehrere Sendungsnummern zu speichern sind oder bereits eine Sendungsnummer enthalten, so wird die Sendungsnummer mit dem Kommentar „weitere Sendungsnummer: “ in diesem Bemerkungsfeld angehängt. Ist das Bemerkungsfeld ein RTF-Textfeld, so ist „xxlrtf“ auf 1 zu setzen.

Des weiteren können die Werte für Gewicht, Nachnahmebetrag, Lieferart und Versanddatum gespeichert werden. Die entsprechenden Datenbankfelder des Auftrags können hier angegeben werden. Ist kein Feld angegeben, wird dieser auch nicht gespeichert. Sofern die Schnittstelle des Versanddienstleisters den Wert übermittelt, wird diese gespeichert, ansonsten das was im Postmann angegeben wurde.

DHL EasyLog liefert zusammen mit der Sendungsnummer auch das voraussichtliche Entgelt. Auch dieses kann in den Auftrag gespeichert und dort ausgewertet werden.

COSMiC Partnerstatus Workflow

Der Workflow Partnerstatus dient dazu, jeden Partner automatisch einen verbindlichen Partnerstatus zuzuordnen.

Die Zuordnung erfolgt in zwei Schritten, welche in den Regeln implementiert sind: Prognose und finaler Status. Durch die Integration ins Regelsystem werden beide Regeln regelmässig, für jeden Partner innerhalb 24 Stunden ein mal ausgeführt. Der Partnerstatus wird also täglich überprüft.

finaler Status

Die Prognose wird anhand der vorgegebenen Daten täglich berechnet. Sie kann sich daher auch täglich Ändern. Dies ist beim finalen Status nicht gewünscht, da dieser auch an den Partner kommuniziert wird. Der finale Status soll sich nur Ändern, wenn ein definierter Zeitraum verstrichen ist.

Der Partnerstatus darf sich nur einmal pro Monat verändern, sofern dieser besser wird.

Der Partnerstatus darf sich nur einmal in 18 Monaten verändern, sofern dieser schlechter wird.
Für den finalen Status sind also 3 Felder von Bedeutung:

  • finaler Partnerstatus
  • Timestamp Partnerstatus: Zeitpunkt, wann der finale Partnerstatus vom Workflow zuletzt gesetzt wurde.
  • Partnerstatus Prognose: täglich berechneter Partnerstatus

Um die Rangfolge der Partnerstati zu bestimmen, ist die Reihenfolge der Auswahlwerte in den Auswahlfeldern ausschlaggebend. Steht der Wert in der Liste weiter oben (1. Zeile) so ist dieser besser. Steht der Wert in der Liste weiter unten (9. Zeile) ist dieser schlechter.

Wird vom Workflow ermittelt, dass der finale Partnerstatus geändert werden muss, so wird der Timestamp Partnerstatus mit dem aktuellen Datum verglichen. Ist der Zeitunterschied größer als 1 Monat und wird der Partnerstatus besser, wird der Partnerstaus geändert, ansonsten bleibt er unverändert. Ist der Zeitunterschied größer als 18 Monate und wird der Partnerstatus schlechter, wird der Partnerstaus geändert, ansonsten bleibt er unverändert.

Prognose

Die Prognose enthält den Partnerstatus, der täglich neu anhand der im Partner gespeicherten Daten berechnet wird.

Der Umsatz ist die Summe des Umsatzes der letzten 12 Monate für alle Produktgruppen. Die Betreuergruppe wird anhand der Benutzergruppe des MNT-Betreuers festgelegt. Das Kennzeichen VAD ist direkt ein Wert aus dem Partner.

Es gelten folgende Bedingungen. Diese werden sequentiell abgearbeitet, die erste die Erfolgreich ist bestimmt den Status.

  1. Online
    • mehr als 100.000k Umsatz
    • Betreuergruppe Online
  2. Distribution
    • mehr als 100.000k Umsatz
    • Betreuergruppe Distribution
  3. Systemhaus
    • mehr als 100.000k Umsatz
    • Betreuergruppe Systemhaus
  4. Retail
    • mehr als 100.000k Umsatz
    • Betreuergruppe Retail
  5. Volume Reseller
    • mehr als 500k Umsatz
    • Betreuergruppe Volumne
  6. Value Add
    • mehr als 500k Umsatz
    • Kennzeichen VAD
  7. Reseller
    • mehr als 100k Umsatz
    • Betreuergruppe PST
  8. Premium
    • mehr als 100k Umsatz
  9. Advanced
    • zwischen 20k und 100k Umsatz
  10. Business Partner
    • zwischen 1k und 20k Umsatz
  11. Registered
    • weniger als 1k Umsatz
  12. nicht registriert
    • keine Bedingungen

Die Prognose wird ca. jede 24 Stunden neu berechnet und gespeichert.

manuelle Änderung

manchmal kann es nötig werden, einen Finalen Partnerstatus manuell zu setzen und zu fixieren. Um dies korrekt zu tun ist es nötig zu wissen, was der Workflow tut und was man erreichen will.

Generell sollte, sobald der Partnerstatus manuell angepasst wird auch der Timestamp angepasst werden. Wird dies nicht gemacht, wird die Prognose nach den oben definierten Bedingungen als Final übernommen.

Soll ein besserer Partnerstatus gesetzt werden als die Prognose ergibt, so muss der Timestamp auf den heutigen Tag gesetzt werden. Dann gilt dieser für die nächsten 18 Monate, danach wird wieder die Prognose aktiv. Soll der Partnerstatus für länger als 18 Monate gesetzt werden, z.B. 24 Monate, so muss der Timestamp um 6 Monate in die Zukunft gesetzt werden. Soll der Partnerstatus kürzer als 18 Monate gelten, z.B. nur 1 Jahr, so ist der Timestamp um 6 Monate in die Vergangenheit zu setzen. Soll der Partnerstatus für immer gelten (nicht empfohlen), so ist der Timestamp möglichst weit in die Zukunft zu setzen. Soll der Partnerstatus bis Ende des Jahres gelten, so muss der Timestamp auf den 1.7. des letzten Jahrs gesetzt werden.

Soll ein schlechterer Partnerstatus gesetzt werden als die Prognose ergibt, so muss mit dem Timestamp identisch verfahren werden, allerdings wird mit 1 Monat anstatt 18 Monaten gerechnet.

COSMiC Internationalisierung

Im Zuge der Internationalisierung ist es nötig, auch COSMiC zu in verschiedene Sprachen zu übersetzen.

Historisch bedingt ist COSMiC vollständig deutsch ausgelegt. Dies wird geändert, so dass die Grundsprache des Systems Englisch ist und zur Anzeige in die Sprache des Benutzers übersetzt wird. Dies gestaltet sich allerdings nicht so einfach, da die Trennung zwischen Daten und System nicht eindeutig vorgenommen werden kann.

Textarten

Grundsprache des Systems ist Englisch. Alle Texte die im Quelltext verwendet werden sind in Englisch. Für die Darstellung werden die Texte in die Sprache des Benutzers übersetzt. Daten in der Datenbank werden normalerweise in Englisch vorgehalten und übersetzt. Ausgenommen von der Übersetzung sind Texte, die der Benutzer selbst eingeben kann. Partnerdaten sind, was standardisierte Felder angeht, in Englisch gespeichert und werden zur Anzeige übersetzt, freie Texte werden in Landessprache gespeichert.

Konkret bedeutet dies:

  • Feldnamen sind Englisch und werden bei der Anzeige übersetzt (en+)
  • Auswahlwerte für Auswahlfelder sind en+
  • Namen von Benutzern und Gruppen sind in Englisch, werden aber nicht übersetzt (en-)
  • Berichte, Berichtsnamen und Beschreibung sind in Landessprache und werden nicht übersetzt (de-)
  • Bei Berichtsbedingungen und -Eingaben werden Feldnamen und Operatoren in Englisch gespeichert und übersetzt, die Vergleichswerte müssen aber entsprechend des Feldtyps zu den Inhalten passen (siehe #Suchen)
  • Partnerdaten, die auf Auswahlfeldern beruhen, werden in Englisch in der Datenbank gespeichert und bei Anzeige übersetzt. (en+)
  • Partnerdaten, die auf Auswahlfeldern mit Sonstigem beruhen, werden dann in Englisch gespeichert, wenn ein Auswahlwert verwendet wird. Wird ein freier Text in Sonstiges eingetragen, wird dieser nicht übersetzt.
  • Partnerdaten, die in Textfeldern gespeichert werden sind in Landessprache (de-)
  • Partnerdaten, die auf Datums oder Zahlfeldern beruhen werden im internationalen Format gespeichert und bei der Darstellung konvertiert.
  • Box Namen sind historisch bedingt in einer Mischung aus Deutsch und Englisch. Diese werden normalerweise nicht angezeigt.
  • Box Titel sind en+
  • Box Inhalte können über eine Option der Box übersetzt werden. In diesem Fall sind die Inhalte in Englisch zu verfassen. Die Übersetzung erfolgt Zeilenweise. Inhalte die übersetzt werden, sollten recht statisch sein und sich selten Ändern um den Übersetzungsaufwand gering zu halten.
  • Regeln sind in Englisch oder Landessprache und werden nicht übersetzt. Die Beschreibung der Regeln in Fließtext existiert in deutsch und englisch.

angezeigte Sprache

Die Sprache, in der COSMiC dargestellt wird ist abhängig vom angemeldeten Benutzer. Diese wird in den Erweiterten Benutzerrechten vom Administrator festgelegt.

Solange noch kein Benutzer angemeldet ist, wird die Sprache in der Konfiguration der Installation festgelegt.

Technisches

Die Übersetzung erfolgt anhand einer MySQL Tabelle, die in allen Installationen verwendet wird. Diese Tabelle enthält zu jedem Text die passenden Übersetzungen. Diese Tabelle wird vom Übersetzungs-Team gepflegt. Benötigte Texte werden dort automatisch angelegt, sobald diese im System verwendet werden. Neu angelegte und damit noch nicht übersetzte Texte werden als „automatisch“ gekennzeichnet bis diese übersetzt wurden.

Probleme

Suchen

Da die Partnerdaten nicht in einer einheitlichen Sprache vorliegen ist beim Suchen Hintergrundwissen gefragt. Basiert die Suche auf Text-Feldern, so muss in der Landessprache gesucht werden. Basiert die Suche auf Auswahlfeldern, so muss in Englisch gesucht werden. Die Volltextsuche sollte daher nur Text-Felder beinhalten.

Beim Erstellen von Berichten ist bei den Filtern und Eingaben die selbe Problematik zu beachten.

Änderungen am Feldtyp

Eine Änderung des Feldtyps ist in Problemlos möglich, allerdings muss zusätzlich zum Datentyp auch die Sprache beachtet werden.

Wird ein Textfeld in ein Auswahlfeld konvertiert, sind die Daten bereits in Landessprache enthalten, die Auswahlwerte allerdings in Englisch. In den Partnerdetails werden die englischen Auswahlwerte allerdings übersetzt, aber die landessprachlichen Daten nicht zugeordnet. In der Auswahlliste stehen diese dann also entweder unter Sonstiges oder als eigener Auswahlpunkt.

Wird ein Auswahlfeld in ein Textfeld konvertiert, so verschwindet die Übersetzung und die Daten werden in Englisch angezeigt.

Wir deinem Auswahlfeld ein Auswahlpunkt hinzugefügt oder entfernt, so werden genauso die entsprechenden Daten nicht zugeordnet bzw. nicht mehr übersetzt.